Главная Школа инженера по охране труда Регистрация

Вход

Приветствую Вас Гость | RSSПятница, 16-Ноября-2018, 00:42
Реклама

Меню сайта

Категории раздела
Вопросы и ответы по трудовому праву [417]

Интересные новости:
загрузка...

Каталог статей
Главная » Статьи » Трудовое право » Вопросы и ответы по трудовому праву

Можно ли хранить только в электронном виде документы по учету труда

      Вопрос:
    Можно ли хранить не в бумажном, а только в электронном виде записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), а также записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61)? Если да, то в течение какого срока организация обязана хранить документы в электронном виде?

      Ответ:
      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
    Унифицированные формы Т-60 «записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», Т-61 «записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» организация обязана хранить в течение 75 лет, при этом допустимо хранение указанных документов в электронном виде.
    Обоснование вывода:
    Унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61), а также указания по заполнению данных документов (далее - Указания) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1). В соответствии с Указаниями форма N Т-60 применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, иначе говоря, для выплаты отпускных.
    Форма N Т-61 применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данная форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
    Обе формы предполагаются быть подписанными личной подписью в первом случае - работника кадровой службы, во втором - бухгалтера, при этом Указания не регламентируют, в какой форме должны составлять указанные документы - бумажной или электронной.
    Правила хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). При этом, по-нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные Законом N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств: расчетно-платежную ведомость (форма N Т-49), расчетную ведомость (форма N Т-51), платежную ведомость (форма N Т-53).
    Соответственно, на прочие документы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, в том числе на формы N Т-60, Т-61, требования ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ не распространяются.
      Обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, правила и сроки их хранения установлены Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (далее - Закон N 125-ФЗ). Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406). Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1).
    Согласно п. 19 Перечня в течение 75 лет должны храниться документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним, в том числе по личному составу (также оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком), в том числе о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением. К данной категории документов относится отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
    Возможность хранения указанных документов организациями менее 75 лет положениями Законом N 125-ФЗ и Перечня не предусмотрена, что означает, что установление организацией в локальных нормативных актах либо иным способом сроков хранения графиков учета рабочего времени, меньших по продолжительности, чем указанные в Перечне, недопустимо*(2). Таким образом, записки-расчеты унифицированных форм Т-60, Т-61 организация обязана хранить в течение 75 лет.
    Следует отметить, что сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной.
    Хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон N 63-ФЗ) с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с п. 1 ст. 6Закона N 63-ФЗ электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.
    Пунктом 2 этой же статьи предусматривается также, что документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
    Таким образом, поскольку законодательством не установлено иного, по нашему мнению, первичные документы, в том числе формы Т-60 «записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», Т-61 «записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», могут составляться в электронном виде и храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены ЭЦП уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ.
  ____________________
    *(1) Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
    *(2) За нарушение правил, в том числе сроков хранения архивных документов, статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

    Материал подготовлен  юристами Правового консалтинга ГАРАНТ

 
<< Предыдущий    Ответы по трудовому праву    Следующий >>
 

 
Категория: Вопросы и ответы по трудовому праву | Добавил: cap2 (30-Января-2014)
Просмотров: 2338 | Теги: оплата, документ, первичный, форма, Учет, архив, унифицированная, хранение, труд | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Форма входа

Поиск

Новые материалы:

Приглашаем на сайт:

   Здесь истории из жизни великих людей, морские истории и байки, забавные житейские истории, анекдоты, приколы и другие интересные материалы.

Как задать вопрос
по трудовому праву

   Рекомендуем посмотреть раздел Трудовое право - здесь есть ответы на многие вопросы.
  О том, как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать здесь >>.

Статистика

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0

Клуб инженеров по охране труда © 2018
Сайт создан в системе uCoz