Электронная Подпись в Охране Труда

Оформите электронную подпись для любых нужд сотрудников, чтобы повысить эффективность их работы и ускорить документооборот компании.

Какая электронная подпись подойдет работнику

Электронная подпись работника позволяет подписывать внутренние и внешние электронные документы. В зависимости от степени защиты подпись обладает разными функциями. Чем выше защита, тем больше возможностей, но не всем сотрудникам они необходимы. Разберем типы подписи и сферы их применения.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Простая электронная подпись (ПЭП) Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Простая электронная подпись — это одноразовые пароли или пара логин/пароль. В системе электронного документооборота (СЭД) обычно реализуется в момент авторизации. После чего любое действие пользователя в системе содержат данные о его личности.

Кому пригодится и для чего

Всем сотрудникам компании. Для внутреннего обмена документами, которые государство не требует «под роспись». Подходит для:

  • согласование документов
  • визирование внутренних документов
  • исполнение документов
  • утверждение резолюций
  • ознакомление с документами и резолюция

Низкая, ПЭП не защищает документ от изменений. Поэтому ее нельзя использовать для обмена документами с госорганами и контрагентами. Подлинность легко оспорить в суде.

Чтобы использовать простую подпись в электронном документообороте, нужно:

  1. Внедрить СЭД или доработать, если компания уже использует систему;
  2. Настроить администрирование и поддержку;
  3. Разработать нормативные документы.

Использование ПЭП в СЭД необходимо отметить в трудовом договоре с сотрудником.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная электронная подпись состоит из сертификата и ключевой пары. Получить НЭП можно в любом удостоверяющем центре, выпустить внутри компании или использовать центр сертификации Microsoft.

Кому пригодится и для чего

Для внутреннего и внешнего документооборота:

  • руководителям среднего и высшего звена
  • участникам процесса согласования документов (юристы, финансисты, бухгалтеры и т.п.)

Подпись с более высоким уровнем защиты, чем у ПЭП. НЭП не подойдет для сдачи отчетности в госорганы. Для электронного обмена документами с партнерами нужно заключить дополнительное соглашение и разработать нормативы.

  • Внедрить или доработать используемую СЭД для интеграции средств криптографической защиты информации (СКЗИ).
  • Получить НЭП в удостоверяющем центре или через инфраструктуру Microsoft.

Квалифицированная электронная подпись состоит из сертификата и ключевой пары, защита которых соответствует требованиям ФЗ-63 и ГОСТ. Получить КЭП можно только в удостоверяющих центрах с аккредитацией от Минцифры РФ.

Кому пригодится и для чего

КЭП подходит генеральному директору и специалистам, которые подписывают документы от лица компании. Квалифицированная электронная подпись обладает самым широким набором возможностей, не требует дополнительных соглашений или регламентов. С КЭП можно:

  • Участвовать в электронном документообороте;
  • Сдавать электронную отчетность в госорганы;
  • Участвовать в торгах и госзакупках;
  • Работать с госпорталами;
  • Регистрировать онлайн-кассу в ФНС;
  • Работать с системами контроля Честный ЗНАК, ЕГАИС и Меркурий.

Самый высокий уровень защиты.

Оформить подпись юрлица на каждого сотрудника в удостоверяющем центре с аккредитацией от Минцифры РФ.

Табели, приказы на отпуск/командировку, расчетные листы

Инструкции, заявления, служебные записки, кадровые документы, соглашения, договоры

+/- (может потребоваться доп. соглашение)

Юридически значимые документы

-/+ (может потребоваться доп. соглашение)

Подробнее о видах подписей и их особенностях читайте нашу статью

Чтобы понять, какая подпись нужна сотруднику организации, определите сферы применения и степень ответственности. Чем больше полномочий у сотрудника и выше юридическая значимость электронного документа, тем сильнее должна быть защита электронной подписи.

Как получить электронную подпись (ЭЦП) сотрудника

Удостоверяющий центр СберКорус имеет аккредитацию Минцифры РФ, поэтому у нас вы можете оформить квалифицированную электронную подпись. Есть два способа:

Электронная подпись сотрудника в кадровом электронном документообороте

Компании переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы ускорить кадровые процессы, сэкономить на ресурсах (канцелярия, организация архива) и оптимизировать работу сотрудников. Для подписания документов в собственных информационных системах КЭДО или сервисах сотрудникам компании потребуется электронная подпись. Сравним виды подписей.

  • Только через государственную систему «Работа в России».
  • Для любой информационной системы (ИС).
  • Выпускает удостоверяющий центр без аккредитации.
  • Для любой ИС.
  • Выпускает удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры РФ, поэтому цена выше.

Руководителю для работы с КЭДО подходит только КЭП, функций НЭП для него недостаточно.

Подключите сервис электронного кадрового документооборота (КЭДО)Переходите на электронные кадровые документы с сервисом КЭДО от СберКорус. Автоматизируйте рутинные кадровые процедуры и подписывайте любые документы с работниками удаленно.

Купить электронную подпись для работника

Электронная подпись сотрудника

Включает:

  • Квалифицированная электронная подпись
  • Лицензия «КриптоПро CSP» на год
  • Помощь в настройке рабочего места для работы с электронной подписью

Подходит для:

  • Электронный документооборот
  • Работа с госпорталами и информационными системами
  • Участие в торгах на федеральных площадках

Электронная подпись от надежного поставщика

Более 10 лет на рынке

С 2008 года мы изготавливаем сертификаты электронной подписи, знаем все тонкости процесса и подводные камни

100% дочка ПАО Сбербанк

Мы являемся частью одного из самых крупных банков страны. Постоянство и надежность — вот наше кредо

Более 1 000 000 выданных подписей

За время своей работы мы выдали более 1 000 000 электронных подписей

Удостоверяющий центр «КОРУС Консалтинг СНГ» аккредитован Минцифры РФ и обладает полномочиями по изданию и выдаче квалифицированных электронных подписи юридическим и физическим лицам в соответствии с требованиями № 63-ФЗ

Электронная Подпись в Охране Труда Электронная Подпись в Охране Труда Электронная Подпись в Охране Труда Электронная Подпись в Охране Труда

Контакты

Подробную информацию об условиях приобретения ЭЦП для работников организаций, перечне документов, а также о стоимости уточняйте у специалистов Удостоверяющего центра СберКорус.

Москва Санкт-Петербург Новосибирск БЦ «Поклонка Place»ул. Поклонная, д. 3, стр. 4, 12 этажПН — ПТ 9:00-18:00

тел.: 8 800 100-8-812

БЦ «Выборгская застава»Большой Сампсониевский пр., д.68, лит. Н, пом. 1Н ПН — ПТ 9:00-18:00

тел.: 8 800 100-8-812

БЦ «Новосибирский Деловой Центр»ул. Октябрьская, д. 52, корпус А, офис 707ПН — ПТ 9:00-18:00

тел.: 8 800 100-8-812

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

  • как правильно оформить дистанционных работников;
  • что нужно знать об электронном обмене документами;
  • какие новые обязанности появятся у работодателей;
  • в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Читайте также:  Согласование программы ПТМ. Кто и как согласовывает программы?

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

  1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.

  3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части.

    Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

  • работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

  • Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  • Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

  • Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
  • Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

  1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
  2. В локальном нормативном акте предусмотрите:
  • какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
  • порядок взаимодействия работника и работодателя;
  • срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
  • порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Курсы для кадровика. Онлайн-обучение

Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9 ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

  • санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
  • обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

  1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.

    Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).

  2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Расписание вебинаров

  • Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
  • Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Электронная Подпись в Охране Труда

  • Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
  • Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
  • Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Скачать

Электронный документооборот в охране труда

Компьютер вместо кипы бумаг, журналов и архивов. Что надо учесть, если вы решились на автоматизацию в охране труда.

Законно ли хранить документацию по охране труда в электронном виде? Такой вопрос возникает сегодня у многих компаний, которые вступили на путь цифровой трансформации или только планируют это сделать.

Что нужно учесть и как подготовиться.

Финансирование

Переход к электронному документообороту требует финансирования. Если работодатель не может позволить себе дополнительных расходов, то просто продолжаем вести все по старинке на бумаге. Никаких требований к обязательному переходу на электронный документооборот для работодателей на настоящий момент нет.

Известно, что Государственная инспекция труда в ближайшем будущем планирует перейти на бесконтактные проверки. Их регламент пока разрабатывается. В любом случае, работодателям будет предоставлен переходный период, в течение которого можно будет подготовиться к новым условиям.

Электронная подпись. Порядок применения в документации по охране труда

Электронная подпись – без нее не обойтись. Во-первых, у вас должно быть разработано положение или иной локальный нормативный акт (ЛНА), регулирующий применнение электронной подписи. Помимо этого использование электронной подписи должно быть прописано в трудовых договорах и всех ЛНА.

Второй вопрос, который возникает, какую электронную подпись применять: простую, неквалифицированную или квалифицированную. Однозначного ответа на этот вопрос нет.

Но, тем не менее, простая электронная подпись не может гарантировать, что документация не менялась после того, как была подписана. Для надежности в большинстве документов рекомендовано применять квалицированную подпись.

В ряде случаев возможно использование усиленной неквалифицированной подписи, например для удаленных сотрудников.

  • Учтите, что оформление электронных подписей – это отдельная статья расходов.
  • Положение об электронном документообороте
  • Для ввода электронного документооборота, необходимо разработать и утвердить соответствующее положение, где будет прописан порядок оформления, хранения, согласования, передачи для ознакомления информации, а также оформления прав доступа к системе.
  • Какие документы по охране труда нельзя переоформить в цифровой вид
  • Все документы, которые требует опломбировки, сшивания или других физических манипуляций, а также аттестационные удостоверения работников в электронном виде хранить не получится.

Однако стоит отметить, что большинство документации по охране труда, такие как инструкции, положения, журналы инструктажей и т.д., не требуют прошивки. Следовательно, никаких ограничений для перевода их в электронную систему нет.

Только убедитесь, что в ваших ЛНА не прописана необходимость сшивать документацию. Этот пункт лучше исключить, чтобы не создавать противоречий.

***

Помните, что введение электронного документооборота в охране труда должно в первую очередь облегчить вашу работу, а не создать дополнительные трудности.

Сейчас ряд компаний предлагает готовые решения для автоматизации охраны труда. Попросите у них тестовый период, чтобы понять подходит вам данная программа или нет.

Если верить поиску в интернете, существует несколько бесплатных решений. Насколько они хороши, не беремся сказать.

Если вы не уверены в эффективности решения, можно начать с автоматизации одного блока работ: с инструктажей или выдачи СИЗ, например.

Представить охрану труда без кучи «бумажек» сложно. Даже если перешли к электронному документообороту, первое время не стоит полностью отказываться от бумажных документов. По крайней мере, пока вы не испробуете это решение и не убедитесь в его эффективности.

Эцп для сотрудников: где взять и как использовать

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
  • Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Прос­тая(ПЭП)Неквалифици­рованнаяНеквал-ая(НЭП)Квалифици­рованнаяКвал-ая(КЭП)
Приказы на отпуска, команди­рование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор, Приказ об увольне­нии

Почему кадровый электронный документооборот уже можно.

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

НЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Чтобы формировать подписи, нужно подключить СБИС Корпоративный УЦ или самому организовать Удостоверяющий центр по требованиям ФСБ.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Как перейти на КЭДО и разбор конкретных кадровых документов читайте в статье.

  • Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

Экономично, экологично и безопасно — о ЭЦП в охране труда

В настоящий момент при проведении любых мероприятий по охране труда работодатели обязаны получить «живую» подпись работника в бумажном документе для подтверждения факта прохождения им необходимых обучений, инструктажей, но сегодняшние реалии диктуют свои условия — у многих работодателей появилась возможность проводить необходимые обучения для работников удаленно и более эффективно с применением современных технологий. Как переедет корреспондент ИА REGNUM, об этом сегодня, 17 сентября, заявил омбудсмен по правам предпринимателей в сфере соблюдения трудового законодательства, член генерального совета Партии Роста Дмитрий Порочкин.

«Бумажные протоколы и журналы на сегодняшний день можно смело назвать анахронизмом, порой очень тормозящим бизнес-процессы.

Часто из-за этой «устаревшей» обязанности работодатели совершают ошибки и происходят множественные формальные нарушения, за которые, тем не менее, может быть назначен штраф со стороны органов государственного контроля.

К тому же, если работник поставил подпись в журнале, это не всегда означает, что работник в полном объеме изучил порядок безопасной работы и осознал требования охраны труда.

Также, если в организации большой штат персонала, заполнение документации в бумажном виде требует больших временных затрат, иногда сопоставимых с затратами на само мероприятие. В итоге, обычный повторный инструктаж в организации с численностью персонала от 100 человек сводится к простому формализму, а специалист по охране труда, как правило, тратит несколько дней на заполнение журналов, протоколов и сбор живых подписей с сотрудников», — отметил Порочкин.

По его словам, на сегодняшний день цифровая безопасность развита достаточно сильно.

Цифровая идентификация личности встречается повсеместно — для выполнения финансовых операций, получения услуг онлайн, государственных услуг.

Предложение вести документооборот в области охраны труда в электронном виде, с возможностью идентификации личности работников, получило широкую поддержку у предпринимателей.

«На данный момент, право работодателя на использование электронной идентификации личности в обучении сотрудников рассматривается при разработке новых нормативных актов по охране труда в рамках регуляторной гильотины. Предложение о введении такой возможности было внесено рабочей группой по Трудовым отношениям и охране труда в проект Трудового кодекса и поддержано со стороны Министерства труда и социальной защиты РФ. Если данное предложение в целом будут одобрено государственной думой, то для определения способа ведения электронной документации и выбора вариантов идентификации личности работника, актуальных на сегодняшний день, предполагается введение отдельного регламентирующего подзаконного нормативного акта», — подчеркнул омбудсмен.

Он уверен, что такое право позволит работодателям самостоятельно принимать решение — вести документацию в бумажном виде или выбрать более современный и технологичный способ с подтверждением работниками факта обучения с помощью простой электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иных методов идентификации работника.

«Соответственно, стоимость внедрения ЭЦП работников должна быть минимальна, чтобы переход на электронный документооборот был выгоден для работодателя.

При условии, что ЭЦП будет простой, с введением, например, кода из смс, face ID или touch ID — такая услуга для работодателя будет бесплатной, при условии подключения к какому-то внешнему сервису или разработке своего собственного.

Поэтому, за счет высвобождения определенного количества человекочасов, данная схема с использованием ЭЦП поможет не только покрыть финансовые затраты на подключение к сервису, но и высвободит больше трудовых ресурсов на реальную работу, а не простой формализм», — пояснил Дмитрий Порочкин.

Он указал и на экологические плюсы данного перехода. Снижение бумажного документооборота позволит значительно сократить использование бумаги, а значит, внести вклад в сохранение лесов, воды, энергии и других ресурсов.

«Помимо экономии времени, при ведении документации по охране труда еще одним плюсом ЭЦП является низкая вероятность подделки подписи, чего не скажешь о бумажных журналах.

Ведь подделать живую подпись совсем не сложно, а в случае появления сомнений со стороны надзорных органов — экспертиза подписи может встать в кругленькую сумму для работодателя.

В мире, где ЭЦП повсеместно и широко используют для защиты личных, бизнес и финансовых данных — вероятность подделки такой подписи стремится к нулю», — резюмировал эксперт.

Читать ещё •••

Видео дня. Ларисе Долиной удалось помолодеть на 30 лет

Подписи о прохождении инструктажа должны стать электронными – Клинский институт охраны труда — Гетсиз.ру

Клинский институт охраны и условий труда выступил с инициативой введения цифровой подписи прохождения и проведения инструктажей.

Сейчас обучение работников, в частности, в сфере проведения инструктажей, проходит по дедовскому методу: сотни пронумерованных прошнурованных журналов и ручные подписи.

Компании с разветвленной и удаленной филиальной сетью, чтобы доказать надзорным органам факт прохождения обучения, вынуждены пересылать эти журналы почтой и экспресс-доставкой.

При этом ни сам работодатель, ни надзорные органы не могут проверить, прошел ли работник инструктаж по охране труда или нет, кто его проводил и на каком уровне. При этом нередки факты подделки подписей и дат, отмечают эксперты института

«Цифровой аналог обычной подписи поможет полностью исключить подделку журналов и удостоверений об обучении, – уверен генеральный директор Клинского института Андрей Москвичев.

– Подписываться можно посредством личных метрик человека, с использованием его графической подписи, фотографии и видеофиксации, возможно, и геопозиции работника, подкрепляя эти метрики технологиями криптозащиты, которые обеспечат неизменность и доверие к составу данных, дате и времени подписи и подписанту. Все это хранится на специальном сервере».

Для полноценного применения электронной подписи необходимо изменить соответствующие нормативные акты. Пока же возможность полноценной автоматизации процесса инструктажей законодательно не закреплена, компании действуют по закону 16-летней давности («Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» N 1/29» от 13 января 2003 года).

Инициативу Клинского института поддержала РЖД. На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла в апреле в Сочи, компания провела круглый стол по внедрению электронной регистрации инструктажей по охране труда и нарядов-допусков на производство работ.

«В ОАО «РЖД» за 2018 год проведено свыше 36 миллионов инструктажей, а действующих журналов инструктажей по охране труда насчитывается свыше 87 тысяч.

Мы тратим на это 35 тонн бумаги, – рассказал в ходе круглого стола начальник Департамента охраны труда, промышленной безопасности и экологического контроля компании Петр Потапов.

– Поэтому мы крайне заинтересованы в цифровизации этих процессов и готовы не только участвовать в разработке нормативной базы, но и предоставлять свои производственные площадки для испытаний технических средств и программного обеспечения».

Минтруд поддерживает инициативу ОАО «РЖД». «Однозначно, мы – за!», – выразил позицию ведомства директор Департамента условий и охраны труда Валерий Корж. Однако, по его мнению, это предложение может быть выгодно крупным компаниям, а среднему и малому бизнесу проще вести журналы.

Главным вопросом, по словам представителя Минтруда, будет признание надзорными органами электронных версий как полноценного аналога «бумаги», и над этим чиновники готовы работать.

При этом Минтруд не планирует навязывать способ идентификации работников: компании смогут выбирать вид электронной подписи.

Валерий Корж также отметил, что вопрос применения электронных инструктажей и электронных подписей нужно решить до 2021 года, иначе нормативная база процесса может попасть под «регуляторную гильотину», и результат окажется непредсказуем.

(1

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *