Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.

Работодатель обязан обеспечить своим сотрудникам безопасность. Плановые инструктажи по технике безопасности – средство информирования работников о том, как избежать травм на производстве.

Трудовое законодательство требует ведения специального журнала с графиком таких инструктажей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.

Основные понятия

Охрана труда – комплекс мероприятий по обеспечению безопасности сотрудников организации.

Она включает в себя:

  • действия по обеспечению пожарной безопасности;
  • санитарное обслуживание предприятия;
  • безопасность при использовании электрооборудования;
  • мероприятия по улучшению условий труда.

Техника безопасности – это составная часть охраны труда. Она заключается в мероприятиях, направленных на снижение производственного травматизма.

Техника безопасности состоит не только из поддержания хорошего состояния производственных зданий и оборудования, но и в инструктировании персонала о правилах безопасной работы.

На крупных предприятиях этим занимается специалист по охране труда. Подробнее в этой статье.

Главным документом, регулирующим вопросы охраны здоровья сотрудников, является Трудовой кодекс. В статье 212 чётко прописана обязанность работодателя уведомлять своих работников о возможных рисках для здоровья. В этой же статье указано, что работодатель обязан не допускать к работе сотрудников, которые не прошли инструктаж по технике безопасности.

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.В статье 225 ТК РФ сказано, что каждый работник организации, включая руководителей, должен знать правила техники безопасности.

Если человек только поступает на работу, руководитель обязан просветить его касательно этих правил. Работник должен прослушать все инструктажи по безопасности, после чего расписаться об этом в журнале.

Журналы являются наиболее удобной формой отчётности, поэтому используются повсеместно. Их заполняют вручную. Требования к ведению журналов можно узнать из ГОСТ 12.0.004-2015.

Ведение журналов

Вести журналы по охране труда нужно для отчётности перед надзорными органами. В организации этим должен заниматься отдельный специалист. Журнал полезен не только для государственного проверяющего, но и для работодателя, поскольку позволяет контролировать ход прослушивания инструктажей рабочими.

Существуют различные виды журналов, все они имеют типовой вид, но разное назначение.

В любой организации должны вестись следующие их виды:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа – в нём записывают тех, кто прослушал самый первый инструктаж по ТБ, являющийся обязательным для сотрудников всех уровней;
  • О регистрации инструктажей на рабочем месте – данные инструктажи проводятся ответственными руководителями работ прямо перед их началом, в результате проводится устный опрос, а в журнале ставится отметка о доступе сотрудника к работе;
  • Учёта инструкций по охране труда;
  • Учета занятий по технике безопасности – в нём записываются результаты промежуточного обучения и контроля знаний по ТБ;
  • По учёту несчастных случаев;
  • По выдаче инструкций рабочим;
  • По пожарной безопасности;
  • Учёта средств пожарной безопасности;
  • Учёта проверок – в документ вписываются данные о всех проверках условий труда, а также выявленных в их ходе нарушениях. Данный журнал нужно вести как ИП, так и юридическим лицам;
  • Учёта инструктажей по правилам работы на электрооборудовании;
  • Учёта первой и второй ступени контроля за охраной труда и условиями работы.

Образец заполненного журнала по учету инструкций:

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.

Здесь можно скачать бланк журнала по учету инструкций.

Порядок заполнения

Ранее был указан ГОСТ, по которому рекомендуется вести все журналы. Но он является только рекомендацией. Единого стандарта ведения учёта мероприятий по охране труда не существует. Здесь важна не форма, а содержание отчёта. Тем не менее можно выделить несколько неформальных правил по ведению учёта.

Существует стандартная форма журнала по технике безопасности. Это книжка формата А4, образец которой можно найти в интернете. Такие книжки продаются в канцелярских магазинах. Лучше сразу взять их с запасом, потому что можно допустить ошибки при первых попытках заполнения журнала.

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.Листы журнала нужно прошить и пронумеровать, если он был распечатан на принтере. Он должен начинаться с титульного листа, где указано полное наименование организации, а также даты ведения документа. Нумерация выполняется черными чернилами на каждой страницу в углу справа.

  Раздел лицевых счетов по оплате коммунальных услуг

Прошивается журнал бечевкой, на первой и последней странице делают наклейки, на которых проставляют печать предприятия. Часть печати должна стоять на самом журнале, часть – на наклейке. Рядом пишут количество страниц документа ручкой.

Допускать к заполнению можно только ответственных лиц, прошедших специальное обучение.

Оно проводится раз в пять лет. По окончанию обучения лицо приобретает свидетельство, подтверждающее его право на ведение журналов по технике безопасности. На обучении сотруднику расскажут, как вести журнал, как его прошить, сколько хранить, кому предъявлять и т.д.

Обычно журнал заполняет инженер по технике безопасности, получающий за это отдельно зарплату. Иногда обязанность по учёту инструктажей ложится на руководителя организации.

Заполнение документа состоит из проставления:

  • даты инструктажа;
  • вида;
  • ФИО сотрудника и инженера по ТБ;
  • их подписей.

Посмотрите видео о заполнении журнала по учету инструкций по охране труда на предприятии:

Таким образом, журналы по ТБ нужны для контроля за выполнением работ по инструктажу сотрудников. Существует стандартная форма ведения журнала. Эти документы должны храниться в организации для прохождения государственных проверок.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф. Это быстро и бесплатно !

Федеральное законодательство такого требования не содержит.

Требование содержится в некоторых межотраслевых/отраслевых правилах.

Например, в Межотраслевых правилах по охране труда на автомобильном транспорте есть требование сшивать, нумеровать и скреплять печатью журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

Правилами по охране труда при эксплуатации электроустановок предусмотрено сшивать журналы учёта работ по нарядам и распоряжениям и журналы учёта проверки знаний правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики.

Требование о необходимости прошивки журналов можно установить локальными нормативными актами работодателя по делопроизводству.

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных правовых актов, вывод таков, что если в межотраслевых/отраслевых правилах либо локальных нормативных актах работодателя установлено требование прошивки жунралов по охране труда, их нужно обязательно прошить. Если же такого требования нет, прошивать журналы не нужно.

Но на практике не прошитый журнал может стать причиной претензий со стороны надзорных органов. При проверках должностные лица указанных органов требуют, чтобы журналы были прошиты.

Это происходит потому, что журналы должны быть защищены от изъятия страниц и вложений так, чтобы можно было установить существование журнала как единого документа. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается.

Поэтому для того, чтобы избежать рисков, журналы, обязанность по ведению которых возложена на работодателя, лучше прошить, пронумеровать и скрепить печатью.

Порядок оформления журналов по охране труда

Главная обязанность любого работодателя – это обеспечение жизненной безопасности своих сотрудников. Трудовой кодекс РФ (статья 212, ч.22) провозглашает обязанности в плане документации, которая должна быть обязательно представлена в целях информирования об основных нормативных требованиях по ОТ.

Читайте также:  Кто должен взвешивать углекислотные огнетушители?

Следовательно, каждая организация должна иметь систему нормативных документов и правильный порядок по ведению делопроизводства. Одним из основных документов является журнал по охране труда. Этот журнал фиксирует проведённые инструктажи по охране труда. Необходимо разработать обязательный порядок его оформления и ведения.

Следует назначить ответственного за ведение журнала, а также соблюдать сроки хранения, определённые приказом Росархива.

УТВЕРЖДАЮ:

___________Руководитель  организации

____________________________Ф.И.О.

  • «_____»______________________2013г.
  • Порядок
  • ведения и оформления журналов по охране труда

1.1.     Журналы по охране труда внедряются сотрудником,  на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда.1.2.      Сотрудники, на которых возложена ответственность проведения инструктажа по охране труда, являются ответственными за ведение и хранение подотчетных им журналов. Они обязаны пронумеровать, прошнуровать журнал, скрепить его печатью организации, поставить свою фамилию, инициалы, подпись и дату начала ведения журнала на последней странице журнала. По окончании журнала документ передается на хранение специалисту по охране труда (уполномоченному по охране труда).1.3.     При заполнении журнала не допускается пропускать страницы и строки, вносить исправления, закрашивать корректирующими жидкостями. При обнаружении ошибки запись о проведении инструктажа необходимо взять в скобки и ниже, не пропуская строк, вновь внести запись о проведении инструктажа. Запись производить в соответствии с требованием, указанным в колонке (если указано: фамилия, имя, отчество – пишем полностью).1.4.     По окончании ведения журнала ответственный за его ведение сотрудник вносит запись на титульном листе журнала о дате окончания его ведения и передает на хранение специалисту по охране труда (уполномоченному по охране труда).1.5.     В случае утраты или порчи журнал необходимо списать с оформлением акта произвольной формы, в котором указать причину порчи или потери. Акт храниться вместе с вновь внедренным документом.1.6.     Хранение журналов и документов по охране труда осуществляет специалист по охране труда (уполномоченный по охране труда) в соответствии с Перечнем, приложение 1.1.7.     В случае смены ответственного за ведение и хранение журнала, журнал передается сотруднику, на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда, при отсутствии такого сотрудника – специалисту по охране труда. 

  1. 2.      Формы журналов по охране труда

2.2.   Журнал регистрации вводного инструктажа.2.2.1. Журнал вводного инструктажа заполняет специалист по охране труда (уполномоченный по охране труда). Форма журнала, приложения 2.2.3.   Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.2.3.1. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте оформляют руководители структурных подразделений, ответственные за проведение инструктажа на рабочем месте. Форма журнала, приложение 3.2.4.   Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.2.5.   И так далее….._____________________________________

  1. Приложение 1
  2. к Порядку ведения и оформления журналов по охране труда
  3. Перечень
  4.  документов по охране труда и сроки их хранения
Вид документа Срок хранения документа*
1. Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 летПри тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет
2. Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 лет
3. Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий Постоянно
4. Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий 5 лет
5. Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда Постоянно
6. Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет
7. Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников 5 лет
8. Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 лет
9. Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 лет
10. Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: До замены новым
11 Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:а) по месту разработки и утверждения                   б) в других организациях ПостоянноДо замены новым
12. Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 лет
13. Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов Постоянно
14. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 лет
15. Правила по охране труда работающих инвалидов:а) по месту разработки и утвержденияб) в других организациях ПостоянноДо замены новыми
16. Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда 75 лет
17. Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций 5 лет
18. Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций До замены новыми
19. Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:а) по месту разработки и утвержденияб) в других организациях Постоянно        До замены новыми
20. Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 лет
21. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 лет
22. Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 летПосле истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 лет
23. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по вопросам охраны труда 5 лет
24. Протоколы аттестации по охране труда 5 лет
25. Журналы, книги учета:
а) профилактических работ по охране труда 10 лет
б) инструктажа по охране труда 10 лет
в) проведения аттестации по охране труда 5 лет
26. Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда 5 лет
27. Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 лет
28. Сведения об авариях и несчастных случаях 5 летСведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост.
29. Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Постоянно
30. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях (по месту происшествия)а) по месту происшествияб) в других организациях 75 лет5 лет
31. Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 75 лет
32. Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 лет
33. Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием 3 года
34. Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: 3 годаПосле замены новыми
35. Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания 1 год
36. Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации 5 лет
37. Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий 3 года
38. Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров До замены новыми
39. Переписка о проведении медицинских осмотров работников 5 лет
40. Анкеты обследования условий труда работников 5 лет
Читайте также:  Огромные штрафы по охране труда на примере "Мечел"

Примечание: Сроки хранения документов по охране труда установленыПриказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 « Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».Важно! Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести  правила хранения документов.Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т.п. Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах хранятся 5 лет. Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для ведомостей на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания срок сокращен до 1 года. Необходимо обращать внимание на то, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9 Приказа).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе.

Услуги Правовой защиты

Надо ли сшивать журналы по охране труда? Разрушаем миф.

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Пакеты документов

Аутсорсинг охраны труда

Учебный центр

СОУТ

Разрушаем Миф о Ведении Журналов По Охране Труда

Приветствую, уважаемые друзья! Давно уже хотел положить эту заметку в копилку рубрики «ЛИКБЕЗ», но всё что-то руки не дотягивались.

Наверняка многие из специалистов по охране туда делают «это самое», а именно — сшивают и нумеруют журналы регистрации вводного инструктажа, журналы регистрации инструктажа на рабочем месте (далее — журналы по охране труда). Угадал?

Дело по вышиванию крестиком может и приятное, но вот требования нумеровать, сшивать и скреплять печатью журналы по охране труда закреплены только в некоторых межотраслевых/отраслевых правилах.

Например, только в Межотраслевыми правилами по охране труда на автомобильном транспорте есть требования сшивать, нумеровать и скреплять печатью журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

По крайней мере, мне, на данный момент, известно только об этих правилах. И то, за это спасибо Игорю Панюгину.

Я ещё в самом начале своей профессиональной деятельности из одного учебного центра твёрдо уверовал, что вообще нет ни одного НПА, в котором содержаться требования по сшиванию, нумерации и скреплению печатью журналов вводного и на рабочем месте. Да и так, у кого спрашиваю, никто не знает. А вот Игорь Панюгин знал, и подсказал.

Касательно других журналов, Правилами по охране труда при эксплуатации электроустановок предусмотрено сшивать, нумеровать и т.д. следующие журналы:— Журнал учёта работ по нарядам и распоряжениям;

  • — Журнал учёта проверки знаний правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики.
  • Правилами по охране труда при работах на радиорелейных линиях связи:— Журнал учёта работ по нарядам и распоряжениям.
  • Не исключено, что требования сшивать, нумеровать и скреплять печатью определённые журналы содержатся и в других правилах по охране труда.
  • Если в межотраслевых/отраслевых правилах относящихся к вашему виду деятельности нет таких требований, и на проверке государственный инспектор труда скажет, что вы нарушили, то смело попросите его показать, где написано чёрным по белому, что журналы по охране труда надо нумеровать, сшивать и скреплять печатью.

На этой оптимистичной ноте разрешите откланяться! До новых заметок!

5656 просмотров +2 0 комментариев

Необходимость ведения журнала по технике безопасности — Правовед.RU

136 юристов сейчас на сайте

Мы — ваш онлайн-юрист

Объясним пошагово, что делать в вашей ситуации. Разработаем документы и ответим на любой вопрос, даже самый маленький. Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.

Проконсультироваться

  • Здравствуйте.
  • У нас основной вид деятельности — Деятельность по общей уборке зданий.
  • Скажите нужен ли нам журнал по ТБ и где можно взять форму.
  • Возможно нужны еще какие-то журналы о которых мы не знаем.
  • Журнал по ТБ общий для всех или есть какие-то особенности в соответствии с видом деятельности.
  • Заранее спасибо.

Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Задать вопрос

Ответы юристов (4)

Здравствуйте, Татьяна! Понятие «техника безопасности» на практике уже давно не используется. Что касаемо охраны труда в организации: да, ведение журналов учета инструктажей является обязательным.

При приеме в организацию работника с ним должен быть проведен вводный инструктаж по охране труда. Форму журнала регистрации вводного инструктажа Вы можете взять в ГОСТ 12.0.004-2015. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда.

Организация обучения безопасности труда. Общие положения». 

Но этого недостаточно. В организации  должны проводиться и другие виды инструктажей — первичный, повторный, внеплановый, целевой. Формы журналов регистрации инструктажа на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый), а также целевого инструктажа также приведены в вышеуказанном ГОСТе.

На каждую должность, имеющуюся в штатном расписании, должна быть разработана инструкция по охране труда. Все эти инструкции учитываются в журнале учета инструкций по охране труда.

О порядке и периодичности проведения инструктажей по охране труда Вы можете почитать в Постановлении Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г.

N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» .

Кроме того, в организации должны быть заведены и вестись журналы учета инструкций, учета выдачи инструкций, регистрации несчастных случаев на производстве (даже при отсутствии таковых случаев, при проверке инспекция по труду запрашивает данный журнал), журнал регистрации противопожарного инструктажа. Формы журналов учета инструкций и учета выдачи инструкций  содержатся в Постановлении Минтруда РФ от 17 декабря 2002 г. N 80 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда». 

Все про утерю журнала по охране труда: восстановление документов

В практике СОТа случается всякое, в том числе и утеря журналов по охране труда. Первое ощущение, которое возникает – это паника, что теперь делать, а если проверка? К сожалению от этого никто не застрахован и нужно как-то выкрутиться так, чтобы не вразрез с законодательством.

Читайте также:  Вопросы и ответы по специальной оценке условий труда

У нас часто буровые бригады переезжали с одного месторождения на другое, редко конечно, но возникали такие ситуации, когда забывали папку с документами по охране труда, а когда возвращались за ней уже все заметено снегом. И как быть? Очевидный ответ, что восстанавливать, а как это правильно сделать, расскажу подробно в этой заметке.

И если у вас был такой опыт, практика общения с инспектором и есть что рассказать, присоединяйтесь в х, это будет полезно остальным читателям. Давайте помогать друг другу!

Содержание

Утеря журналов по охране труда

Утеря журналов по охране труда в случае проверки грозит серьезными последствиями, а существенная доля работы СОТа в организации связана с ведением и контролем соответствующих документов. И конечно же никому не хочется “влететь” за недостаточный контроль!

Сам специалист по охране труда крайне редко теряет журнал, ответственность все таки, но могут произойти форсмажоры, например, затопит или еще какой-то катаклизм. А вот руководители подразделений склонны к потерям, это проверено на своей “шкуре”.

Поэтому лучше им знать про ответственность, которая может возникнуть, если в самый неподходящий момент будет обнаружена утеря документов по охране труда.

Ответственность за утерю документов по охране труда

Самая большая ошибка, которую можно совершить после обнаружения факта утери – ничего не делать, замалчивать происшествие, надеяться, что оно само как-то «рассосется». Этого не произойдет, а шансов дождаться окончания установленных нормативами срока хранения не так много. 

Первая же проверка сразу выявит отсутствие журнала и пометок о его утере. Пропажа журнала о проведении вводного или первичного инструктажа приравнивается к отсутствию инструктажа и размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц – от 15 000 до 25 000 рублей;
  • для индивидуальных предпринимателей – от 15 000 до 25 000 рублей;
  • для организаций – от 110 000 до 130 000 руб.

Также ответственность несет лицо, по вине которого произошла утеря журнала по охране труда или уничтожение (сотрудник охраны, водитель, специалист по охране труда, иные работники). В большинстве форма вины определяется руководством предприятия – от выговора до штрафа.

Восстановление документов по охране труда

Помимо обязательных к ведению журналов есть и те, заполнение которых рекомендовано, но необязательно. И восстановление документов по охране труда проводится в том же порядке, что в и случае с обязательными документами.

Однако по решению руководства и согласованию со специалистом по охране труда их можно не восстанавливать. Никаких штрафов не последует, главное не перепутайте обязательные и рекомендованные!

Восстановление документов по охране труда процедура непростая и конечно же бюрократическая с подготовкой кучи бумаг, но они вам впоследствии помогут избежать штрафа:

  1. На основании служебной записки, сотрудника обнаружившего утерю журналов, создается комиссия для рассмотрения этого вопроса и выявления причины.
  2. Формируется акт об утере документов по охране труда.
  3. Издается приказ о восстановлении журналов.
  4. Заводится новый журнал.

Обязательно проводится внеплановый инструктаж, о котором делается запись с соответствующей пометкой. Последующие инструктажи ведутся согласно ранее разработанному плану.

В состав комиссии, организуемой для расследования, входит руководитель организации, специалист по охране труда, другие заинтересованные лица. Минимальный состав комиссии – 3 человека. 

Одна из целей – получить в письменной форме объяснение от сотрудника, отвечающего за документ. Выводы заносятся в акт утери журнала по охране труда с указанием причин случившегося, ответственных, предпринятых мерах. Если комиссионно было принято решение о депремировании или штрафе,необходимо сделать отдельная запись.

Акт об утере журналов по охране труда

Акт об утере журналов по охране труда должен содержать требования о необходимости завести новый журнал в связи с обстоятельствами, которые обязательно указываются. Тут же уточняется необходимость проведения внепланового инструктажа. Если утеря журналов по охране труда произошла по вине сотрудника, вписывается ФИО и принятое в его отношении решение.

Важно: только на основании акта можно издать приказ о заведении дубликата журналов по охране труда.

Зачем нужен акт? Одна из причин – объяснить, в случае проверки, отсутствие старых записей. Данная работа комиссии убережет от штрафа, поэтому стоит потратить время и оформить новый документ, как можно раньше.

Дубликаты документов

Часто возникает вопрос о том, надо ли в случае восстановления документа вносить в него информацию «задним числом»? Обычно заводится «чистый» от записей журнал, в котором первым делом ставится пометка о внеплановом инструктаже. 

Специалист по охране труда может повторить вводный инструктаж, который проводится обычно только для новых сотрудников, лишним не будет 🙂 Тоже самое относится и к руководителям подразделений, если утеря журнала по охране труда была по их вине.

Далее можно сделать завершающую запись “Внеплановый инструктаж проведен”. Поставить дату, подпись и далее уже продолжать ведение журнала и регистрацию инструктажей, как того требует трудовое законодательство.

Все необходимые документы для восстановления документов по охране труда вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Сроки хранения журналов по охране труда

В п. 423 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 установлен срок хранения журналов по охране труда – 45 лет, поэтому даже если утерян старый журнал, который давно не ведется (переполнен, заведен новый), обязательно проводится расследование. Окончания срока хранения журнала явно не дождаться 🙂

Именно поэтому, во избежание неприятных проблем, которые могут вылиться в штрафы, следует соблюдать правила хранения и перевозки документов. Также рекомендуется по окончанию обязательного 45-летнего срока не уничтожать документы.

Основные выводы

Во избежание штрафов лучше заранее  подготовиться к возможным проверкам и для этого, если выявлена утеря журналов по охране труда, необходимо собирать документы, которые можно предоставить по запросу инспекции по труду. В зависимости от причин утери они могут отличаться.

При пожаре: нужна справка от МЧС о пожаре, с указанием места и площади возгорания, а также протокол осмотра места происшествия.

При затоплении: прикладывается справка и акт осмотра места происшествия. Выдает, обслуживающая объект организация и прикладываются объяснительные от работников.

При переезде: прикладывается приказ о расследовании обстоятельств, объяснительные сотрудников, производивших перемещение документов (грузчик, водитель, иные лица), акты об утрате и восстановлении. Прикладывается Приказ о восстановлении документа.

  • Если документы вообще не велись, должен быть приказ о расследовании причин и акт с результатами расследования, а по окончанию заводится новый журнал.
  • Это основная информация, которая может быть вам полезна, но если что-то осталось непонятным или у Вас нестандартная ситуация, обращайтесь.
  • Желаю вам безопасной и эффективной работы!

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *