Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Для многих средних предприятий России сегодня все более актуальной становится проблема перевода документооборота по охране труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности, экологии в отдельную электронную систему с удобными инструментами. Множество компаний уже вышли на рынок с предложениями различных электронных платформ.

Конечно, каждое предприятие самостоятельно решает, какие именно системы ему использовать.

Однако есть несколько важных моментов, которые нужно знать до того, как ваше предприятие остановит свой выбор на той или иной системе электронного документооборота по охране труда и промышленной безопасности.

Наша компания провела масштабное исследование данной темы. Предлагаем читателю ознакомиться с ключевыми ответами на запросы от компетентных источников (приложения 1, 2, 3).

Все документы, c которыми по закону не требуется проводить никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т. п.), могут существовать в электронном виде. Это касается и документов, оформляемых в процессе проведения всех видов инструктажей, обучения работников требованиям охраны труда.

При этом работодателем должны быть соблюдены требования действующего законодательства, касающиеся порядка оформления, хранения, передачи документов, составленных в электронном виде.

Обращаем также внимание, что порядок применения электронных цифровых подписей необходимо закрепить локальным актом работодателя.

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде
Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде
Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде
Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде
Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Статья подготовлена совместно компанией «Внедрение систем и развитие»  и редакцией журнала «Охрана труда и пожарная безопасность» http://otpb.com.ru/. Статья будет опубликована в 8 номере.

Также рекомендуем к прочтению:

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Оказывается некоторым людям, работать без плана к действию гораздо проще. Некоторые руководители и специалисты настолько виртуозно справляются со своими обязанностями, […]

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Доброго времени суток! Уважаемые коллеги, сегодня тема нашего обзора – это Штрафы за нарушения экологического законодательства. Некоторые изменения в экологическом законодательстве, […]

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Только задумайтесь, кому нужны вечно болеющие работники?! Правильно, никому. Ни работодателю, который надеется получить максимум прибыли в кратчайшие сроки, ни […]

➤ Журналы по охране труда

Каждая организация или ИП должна вести журналы по охране труда. В статье мы расскажем, какие журналы по охране труда вести обязательно, и дадим рекомендации по заполнению одного из самых важных журналов по охране труда —регистрации инструктажей на рабочем месте.

Обязательные журналы по охране труда в организации

Обязательными для ведения документами являются журналы, требования к которым установлены в нормативных правовых актах.

При этом в этих актах может не приводиться их форма, но наличие является необходимым для соблюдения требований ОТ.

Обратите внимание! Если в нормативном правовом акте приведен образец журнала, и рядом не стоит отметка «рекомендованная форма», запрещено изменять форму такого документа.

Если же в нормативном правовом акте в приложении приведена рекомендуемая форма журнала, то журнал должен вестись в обязательном порядке, при этом работодатель может добавлять в этот рекомендованный образец дополнительные графы и столбцы по своему усмотрению.

В обязательном порядке у каждого работодателя должны вестись журналы для учета проведения инструктажей по охране труда. Это указано в п. 2.1.3 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.03 № 1/29.

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Обязательным является журнал учета проверки знаний правил работы в электроустановках, а также журнал присвоения 1 группы по электробезопасности.

Также обязательным является журнал, в котором фиксируют предрейсовый или послерейсовый медосмотр. Осмотр средств индивидуальной защиты, инструмента и приспособлений также должен быть зафиксирован в журналах. Обязательным является и журнал регистрации несчастных случаев. Все это – обязательные к ведению журналы.

Примерный перечень обязательных к ведению журналов по ОТ

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Внимание! В Порядке обучения № 1/29 не содержится требований по нумерации и прошнуровке журналов регистрации инструктажа по ОТ. Однако требование о нумерации содержится для журнала учета проверки знаний правил работы в электроустановках в Правилах по охране труда при эксплуатации электроустановок № 328н. В этом документе указано, что страницы журнала должны быть пронумерованы и защищены от изъятий и вложений.

В том случае, если указания по ведению того или иного журнала приведено не в нормативном правовом акте, прошедшем регистрацию в Минюсте России, а в методических рекомендациях, работодатель может вести такие журналы, но не обязан это делать. За отсутствие данных журналов его не оштрафуют.

К таким журналам, например, относятся:

  1. Журнал учета инструкций
  2. Журнал учета выдачи инструкций
  3. Журнал учета посещаемости занятий по охране труда.
  4. Журнал внепланового или целевого инструктажа по охране труда

Как правильно вести журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

В порядке № 1/29 форма журнала не приведена, но учитывать инструктажи обязательно. Поэтому работодатель вправе использовать документы из ГОСТ, методических рекомендаций, или разработать их сам. К примеру, образец журнала дан в приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Образец заполнения журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Скачать образец

Как правильно заполнить журнал: инструкция

  1. Укажите полное наименование организации
  2. Укажите нумерацию журнала. Если подразделений несколько, то ведите такой журнал в каждом подразделении. Но если предприятие небольшое, можете вести один журнал
  3. Укажите наименование подразделения согласно штатному расписанию
  4. Поставьте дату начала ведения журнала. Дату окончания журнала зафиксируйте перед тем, как сдать журнал в архив, после того, как последняя запись в журнале будет закончена
  5. В столбце «Дата» запись вносите в формате ДД.ММ.ГГ или ДД.ММ.ГГГГ. Нарушения в этом не будет
  6. ФИО инструктируемого укажите полностью. Это может правильно идентифицировать работника, прошедшего инструктаж. Если у вас работают иностранцы, в документах которых отчество не указывают, можете также не указывать отчество. Например, граждане Украины могут не указывать свое отчество в документах
  7. Год рождения укажите в формате ГГГГ
  8. Профессию, должность укажите согласно штатному расписанию
  9. Правильно укажите вид инструктажа
  10. В столбце «Причина проведения внепланового инструктажа» запись вносите только для внепланового инструктажа, в этом поле укажите № и дату приказа. Не нужно расписывать «В связи с вступлением в силу Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок…». Каждый внеплановый инструктаж и внеочередная проверка знаний проводится по приказу работодателя. Его указания будет достаточно.
  11. Профессию или должность инструктирующего – руководителя подразделения или мастера цеха, назначенных приказом ответственных за проведение инструктажа, нужно указать также в соответствии со штатным расписанием, а вот ФИО можно написать в формате «Фамилия, инициалы»
  12. Из-за спешки многие путают столбцы 8 и 9, указывая в графе 8 подпись рабочего, а в графе 9 – мастера. Если такая ошибка произошла, не зачеркивайте надпись. Просто на следующей строке сделайте правильную запись
  13. Сведения о стажировке должны быть приведены только при первичном инструктаже по охране труда

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Из этой статьи вы узнаете, зачем заводится журнал учета выдачи инструкций по охране труда, кто и как его заполняет, где его можно купить. Здесь вы можете скачать образец журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Читайте также:  Два способа узнать категории риска МЧС в области ПБ и ГОЧС

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда СКАЧАТЬ Журнал учета выдачи инструкций по охране труда КУПИТЬ

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Во время разработки инструкций по охране труда, не забудьте купить журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Сюда заносятся пометки относительно того, кем, кому, в какой день и сколько этих инструкций выдавалось.

Форма журнала разработана в соответствии с Методическими рекомендациям по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденными Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 г. N 80

Скачать образец журнала выдачи инструкций по охране труда в Word  в соответствии с методическими рекомендациями можно на нашем сайте, ссылка размещена вначале статьи.

«Методические рекомендации…» – это необязательный к исполнению документ, который помогает организовывать трудоохранную деятельность. Образцы документации в нем также подаются в качестве рекомендуемых, поэтому количество и содержание граф меняется по своему усмотрению. Чтобы придать разработанному в своей компании журналу статус действующего документа, его форма утверждается приказом.

Зачем заводить Журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Если трудоохранное законодательство не требует обязательного наличия этого журнала, так зачем же его заводить? Действительно, организовать выдачу инструкций по охране труда можно и без журнала, но с ним это делать рациональнее, прежде всего, для самой службы ОТ. С журналом специалисты по ОТ:

  • знают, кому инструкции действительно выдавались, а кому – нет. Например, во время проверки выясняется, что на участке отсутствует какая-то инструкция или весь комплект. Мастер смены утверждает, что им их не выдавали, и он уже истоптал два комплекта спецобуви, блуждая по кабинетам и требуя у руководства положенную его смене «нормативку». Самое время заглянуть в журнал. В журнале должно быть отмечено, выдавались ли эти инструкции конкретному мастеру, начальнику участка или другим ответственным лицам. Соответственно, выявить виновного в утере или невыдаче инструкций не составит труда.
  • могут качественно организовать работу по обеспечению инструкциями подразделений предприятия. Проанализировав записи в журнале, можно понять, в каких подразделениях точно не хватает инструкций (выдали меньше, чем положено), в каких нужно проверить комплектность (инструкции выдавались давно, и часть могла быть утеряна), какие подразделения вообще пропустили и не обеспечили инструкциями.
  • анализируют ситуацию в подразделениях. Например, на один участок выдается комплект инструкций один раз в 5 лет, и во время проверок они всегда в наличии. На другом же участке инструкции постоянно теряются, и их приходится выдавать повторно чуть ли не каждый квартал. Это сигнал проверить ситуацию на участке. Логично предположить, что работы по обеспечению безопасности труда там организованы совсем не так, как положено. Очевидно, что беспорядок с хранением документации – не единственное нарушение требований ОТ, и с этим следует срочно начать работать.

В существовании своевременно и полностью оформленных Журналов выдачи инструкций по охране труда больше всего заинтересован работодатель. Например, на территории компании произошла травма, и травмированный утверждает, что руководство не ознакомило его с положенными инструкциями.

Личная подпись пострадавшего в Журнале – свидетельство того, что о положениях соответствующей документации по безопасности его все же проинформировали.

Возможность использования Журнала как доказательства в суде еще раз подчеркивает важность того, чтобы каждый работник расписывался за себя сам, а подделывать подписи недопустимо.

Как заполнять Журнал

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Если вы уже воспользовались возможностью скачать этот журнал по охране труда, давайте рассмотрим, в каком порядке с ним работать. Когда Журнал утверждается приказом, он обретает юридическую силу и становится неотъемлемой частью документооборота компании. Это значит, что документ:

  • шнуруется, скрепляется печатью, а его страницы нумеруются. При этом не имеет значения, нумеруются ли страницы или листы, главное, сделать так, чтобы если лист вырвут или вырежут, это сразу стало бы заметным. Номера страниц можно писать вручную, ставить штемпелем и т. д. Если вам проще скачать журнал по охране труда, чем набирать или покупать его, предпочитайте формат .doc, в котором можно включать автоматическую нумерацию страниц, а не .pdf, в котором этого делать нельзя.
  • заполняется без пропусков строчек. Если в конце листа остается 1–2 строки, которые неудобно заполнять, их нельзя «гасить» латинской буквой «Z» или другим способом. Придется потрудиться и заполнить. Но стараться вместить невместимое в одну строчку тоже не нужно – используйте для одной записи столько места, сколько понадобится.
  • не приемлет аппликаций, замазывания корректором и других проявлений «прикладного искусства». Если при заполнении журнала появилась ошибка (с кем не бывает), нужно вычеркнуть всю строку, сделать пометку «ошибочная запись», расписаться, и начать заполнять журнал с новой строки. Если ошибка найдена позже, например, в 5-й строке, когда уже заполнена 24-я строка, алгоритм действий не меняется. 5-я строка вычеркивается, помечается, и информация из нее вносится в 25-ю строку. Вычеркнутую и новую строки можно как-то пометить, чтобы через некоторое время было легче сориентироваться.
  • заполняется ручкой, которая не стирается. Карандаш, фломастер, другие пишущие средства запрещены.

По окончании Журнал выдачи инструкций по охране труда хранится в архиве предприятия 10 лет. Основание – п. 316а утвержденного 06.10.2000 г. «Перечня типовых управленческих документов…».

Целесообразно составить простенькое руководство или инструкцию по заполнению Журнала и вклеивать ее в документ (либо распечатывать на обороте, например). Это облегчит:

  • внедрение единого порядка заполнения журналов, если их в одной компании ведется несколько.
  • ведение журнала. Например, когда названия инструкций достаточно длинные, целесообразно составить их краткие обозначения и записывать их «в сокращенной форме». Поскольку единого образца ведения Журнала выдачи инструкций по охране труда государство не выдает и, соответственно, не требует, этим способом выдающий документацию человек имеет возможность облегчить себе жизнь на не запрещенных законодательством основаниях.

Вносит записи в журнал учета выдачи инструкций по охране труда сотрудник, который выдает документы трудящимся или ИТР. Эту обязанность целесообразно прописывать в приказе. Обычно ее доверяют специалистам службы ОТ, другим ИТР. Организуется процесс так, как это целесообразно делать в рамках конкретной компании, например:

  • инструкции по ОТ выдаются специалистом отдела ОТ каждому трудящемуся персонально. Журнал – один на всю компанию;
  • отдел ОТ передает комплекты инструкций в подразделения компании, где назначенные приказом лица выдают их трудящимся. Один журнал находится в отделе ОТ, остальные – на местах выдачи.

Инструкции выдаются трудящимся по основным профессиям и по совместительству. Записи вносятся при выдаче каждой из них. Если вашей компании предлагают купить разные журналы по охране труда для «основных» трудящихся и совместителей, следовать такой рекомендации необязательно. Все записи «не поругаются» в пределах одного журнала.

Журналы по ОТ: выбирайте внимательно

Отправляя подчиненного или коллегу купить журналы по охране труда, удостоверьтесь, что он понимает различие между Журналом выдачи инструкций по охране труда и Журналом их учета. Их образцы приведены в соседних приложениях к «Методическим рекомендациям…»: образец Журнала выдачи инструкций по охране труда – в приложении 10, а учета – в приложении 9.

Читайте также:  Разводка Понятий АРМ и Оценка Рисков!

В Журнал учета (приложение 9) заносится информация об инструкциях сразу же после ввода их в действие приказом по организации. Например, когда в компании действуют 30 инструкций, в этом журнале насчитывается 30 записей. А в Журнал выдачи записывается, сколько было выдано экземпляров каждой из них и кому.

Записей в нем может насчитываться 1000 и более, если хватит места, конечно же.

Может ли ГИТ оштрафовать предприятие, которое не ведет Журнал выдачи инструкций по охране труда?

Если во время проверки выясняется, что на предприятии этот журнал не ведется вообще, инспектор ГИТ может порекомендовать его завести.

Наложить штраф за это он не может, поскольку Методические рекомендации, в которых приводится рекомендуемая форма документа, не являются нормативным правовым актом, и требовать их полного соблюдения у инспектора нет законных прав. В предписании инспектор может порекомендовать разработать и вести такой журнал.

Кстати, на некоторых сайтах, которые предоставляют посетителям возможность скачивать журналы по охране труда, иногда пишется, что, поскольку Журнал является рекомендуемым документом, а не обязательным, его можно заполнять как угодно, хоть через лист, хоть фломастером. На самом деле это не так.

Если Журнал утвержден приказом по организации, он становится частью документооборота. Следовательно, на него распространяются все требования в части заполнения, хранения, учета и т. д. Если же Журнал просто есть в наличии, но не утвержден приказом, это, действительно, бумага, которая не имеет никакой юридической силы.

Маловероятно, что он чем-то поможет предприятию в судебных разбирательствах, например.

Что делать, когда сотрудник увольняется?

Если сотрудник увольняется и возвращает выданную инструкцию, в Журнале это никак не отображается. Однако, когда на место уволившегося работника будет принят новый сотрудник, выданную ему инструкцию (пусть даже того же самого экземпляра) нужно будет вписать в Журнал.

Итак, вы узнали, что собой представляет и как используется Журнал учета выдачи инструкций по охране труда, в каком порядке заполняется, чем отличается от других журналов, какими полномочиями относительно него наделены инспекторы ГИТ. Получили возможность скачать образец Журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Оцените пожалуйста сайт или материал!

(8

Как оформить результаты проведения инструктажей по охране труда

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

В каком порядке проводится обучение по охране труда? Какие изменения в этом порядке подготовлены Минтрудом? Сколько журналов инструктажа должно быть в организации? Обязательно ли соблюдать хронологическую запись при оформлении журналов или можно перечислить работников по алфавиту либо табельным номерам? Можно ли зафиксировать результат проведения целевого инструктажа в журнале учета инструктажа на рабочем месте? Должны ли быть свои журналы инструктажа в каждом обособленном подразделении организации? Надо ли шнуровать, прошивать и скреплять печатью журналы инструктажа?

О порядке обучения по охране труда

Общие положения по обязательному обучению по охране труда работников, в том числе руководителей, установлены в Порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда работников организаций (далее – Порядок). Названный документ разработан для обеспечения профилактических мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

Отметим, что в настоящее время проходит публичное обсуждение проекта нового порядка обучения по охране труда.

В частности, в проекте четко прописано требование о том, какие работники должны учиться только в обучающих организациях, а каким можно пройти обучение у работодателя.

Согласно проекту в обучающих организациях изучать охрану труда предстоит, в частности, руководителю компании, главному инженеру, специалистам службы охраны труда.

В своей организации обучаться охране труда будут работники рабочих профессий и руководители производственных подразделений.

В настоящее время есть неопределенность относительно того, какие руководители и специалисты могут проходить обучение у работодателя. По мнению Роструда, к таким специалистам относятся лица, которые не перечислены в абз. 3 – 9 п. 2.3.2 Порядка (письмо от 24.01.2013 № ТЗ/297‑3‑5).

Также в проекте изменена периодичность обучения: учиться надо будет не реже чем раз в пять лет. В настоящее время руководители и специалисты организаций проходят специальное обучение по охра­не труда в объеме должностных обязанностей (п.2.3.1 Порядка):

  • – при поступлении на работу в течение первого месяца;
  • – далее – по мере необходимости, но не реже одного раза в три года.

В проекте заложены положения, согласно которым обучение будет проходить с использованием современных технологий: упоминается возможность участия в интернет-конференциях, вебинарах, централизованной проверки знаний с помощью компьютерного тестирования. При успешном прохождении тестов работник получит удостоверение, которое согласно проекту будет действовать до окончания его срока, даже если специалист сменит место работы.

Предусмотрено, что работодатель сам утверждает программу обучения, при этом ее надо будет обновлять не реже одного раза в три года.

Для проверки знаний работников работодателю надлежит составлять график и знакомить с ним работников как минимум за 30 дней до ее начала. Такая проверка должна будет проводиться не реже чем раз в год.

Проектом не предусмотрено изменение видов инструктажей, при этом детализированы их особенности.

На основании ч. 1 ст. 212 ТК РФ обязанность по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагается на работодателя. Работников необходимо в том числе обучить безопасным методам и приемам выполнения работ, провести инструктаж по охране труда и стажировку на рабочем месте (абз. 8 ч. 2 ст. 212 ТК РФ). Отказ от прохождения указанного инструктажа может повлечь недопущение к исполнению трудовых обязанностей (абз. 9 ч. 2 ст. 212 ТК РФ). Кроме того, ст. 214 ТК РФ устанавливает прямую обязанность прохождения инструктажа по охране труда самими работниками организации.

  1. Проведение инструктажей по охране труда включает в себя озна­комление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ.
  2. Напомним, что согласно Порядку:
  • для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1);
  • все принимаемые на работу лица, а также командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж (п. 2.1.2). Вводный инструктаж с работником проводится в день его фактического приема на работу. При этом претендент на работу не является работником, соответственно, инструктаж по охране труда с ним не проводится (письмо Минтруда РФ от 05.05.2017 № 15‑2/ООГ-1277);
  • кроме вводного инструктажа по охране труда проводятся первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи. Их проводит непосредственный руководитель (производитель) работ (мастер, прораб, преподаватель и т. д.) (п. 2.1.3).
Читайте также:  Работодатели Крыма Не Хотят Производить Оплату По Больничным Листам! Как Быть?

Для составления программы инструктажа работодателям предложено воспользоваться специальными перечнями вопросов, которые приведены в приложениях к проекту.
Проектом предусмотрена возможность совмещения вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте для организаций малого бизнеса, а офисных сотрудников могут освободить от первичного инструктажа, достаточно будет вводного.

Еще одно новшество, на которое следует обратить внимание, касается перечня лиц, которым нужно пройти стажировку.

Журнал учета инструкций по охране труда • ЦПР "Эксперт"

Можно ли вести журнал по охране труда в электронном виде

Когда в организации разработано более трёх инструкций по охране труда, возникает вопрос их учета. Их нужно периодически (не реже 1 раза в 5 лет) пересматривать, вносить изменения и постоянно актуализировать. Каждое из этих действий регистрирует журнал учета инструкций по охране труда — о том, как он выглядит, как часто следует вносить в него записи и как требуется его оформлять, поговорим в этой статье, а в её конце Вы сможете скачать файл с листами журнала для самостоятельной печати.

Как оформить журнал учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда оформляется в виде канцелярской книги формата А4. Обложка журнала содержит наименование организации, наименование подразделения (при наличии), а также даты начала и окончания ведения журнала.

Сама форма журнала предлагается в Приложении N9 к Методическим рекомендациям по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденным постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 года N80 и имеется в свободном доступе.

Для Вашего удобства мы приводим форму этого журнала прямо здесь, а ниже ссылку, чтобы Вы могли скачать журнал учета инструкций по охране труда (шаблон).

Журнал учета инструкций по охране трудаСоставляется в соответствии с Методическими рекомендациями, приложение 9.

Дата Наименование инструкции Дата утверждения Обозначение (номер) Плановый срок проверки Ф.И.О. работника, производившего учет Подпись работника, производившего учет
1 2 3 4 5 6 7 8

СКАЧАТЬ ЖУРНАЛ УЧЕТА ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Виды инструкций и частота их учета в журнале

Различают несколько видов инструкций по охране труда. В первую очередь, это типовые (они же отраслевые) инструкции — они разрабатываются в целом по отрасли, опираясь на специфику отдельно взятого производства.

Кроме них существуют локальные (или местные) инструкции по охране труда — они составляются для конкретных рабочих профессий (должностей) и видов работ.

Последние используются в организациях в качестве необходимой локальной документации по охране труда: именно их следует учитывать в журнале.

Инструкции по охране труда пересматриваются каждые пять лет, за исключением некоторых случаев. Именно с той же частотой следует вносить в журнал изменения — как только инструкция претерпела обновление (или просто была пересмотрена), заполняется новая строка в журнале.

Видео по теме: Расширяем кругозор: охрана труда во Франции

Как заполнить журнал учета инструкций по охране труда

Итак, любой пересмотр инструкции по охране труда сопровождается записью в журнале учета инструкций по охране труда. Давайте разберемся, как это сделать — приведем рекомендации к заполнению по пунктам, соответствующим графам журнала.

  1. Присваивается порядковый номер записи.
  2. Выставляется дата внесения изменений.
  3. Указывается наименование инструкции.
  4. Выставляется дата утверждения инструкции.(именно дата, когда инструкция была впервые утверждена)
  5. Указывается номер инструкции.(по всем инструкциям сохраняется сквозная нумерация)
  6. Выставляется плановый срок проверки.(к дате внесения изменений прибавляется 5 лет)
  7. Указывается ФИО работника, производившего учет.(ответственный за охрану труда или штатный специалист по охране труда).
  8. Запись визируется подписью работника, производившего учет.

Подведем итог

Журнал учета инструкций по охране труда нужен для регистрации всех изменений, касающихся инструкций по охране труда, которые следует с определенной периодичностью пересматривать и актуализировать. Вести журнал не так уж сложно, зная правила его заполнения (а теперь Вы их знаете) — а порядок в документах по охране труда — залог здоровой и безопасной работы.

Дистанционный инструктаж по охране труда

Многие организации имеют разветвленную филиальную структуру, со множеством удаленных сотрудников. В соответствии с законодательством все они должны проходить инструктажи по охране труда. Сведения обо всех инструктажах должны заноситься в журналы учета. Соответствующие требования есть как в постановлениях Минтруда России, так и в законодательстве.

Возникает вопрос соблюдения этих требований для удаленных сотрудников организации, ведь не всегда представляется возможным приехать с бумажным журналом к сотруднику, расстояния у нас в стране большие.

Проблемы налицо: ведение классических бумажных журналов представляет собой довольно утомительный и скучный процесс, усложненные процедуры проверки наличия и правильности заполнения журналов в филиале.

Настоящая головная боль для ответственных лиц.

В случае ошибок приходится вносить изменения, переписывать записи, часто нужно записывать в журнал одни и те же данные (например, фамилию, дату). Подпись в журнале легко подделать, при необходимости вообще можно переписать журнал «с нуля» за ночь.

В результате бумажные журналы мало того, что не обеспечивают надежный учет, так еще и загружают сотрудников рутинной работой, требуют место для хранения, создают сложности в случае необходимости получения подписи сотрудника, находящегося в другом месте.

Посещение офиса удаленным сотрудником часто бывает проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Выход из этой ситуации есть, если организовать ведение журналов в электронном виде.

В этом поможет закон «Об электронной подписи», описывающий условия равнозначности собственноручной и электронной подписей.

Никаких запретов на ведение журналов в электронном виде нет (кроме консерватизма людей, конечно)! Преимуществ у ведения журналов в электронном виде столько, что, безусловно, стоит перейти на электронный учет и навсегда подальше забросить тяжелые пыльные бумажные журналы.

  • Но самое главное, в случае с электронными журналами и современными технологиями видеоконференцсвязи  может быть легко реализована технология дистанционного инструктажа!
  • Примерная схема работы
  • Для организации инструктажа и учета в электронном виде необходимо:
  • 1) Выбрать способ формирования электронной подписи (это может быть и простая подпись на базе паролей, и графическая подпись, создаваемая с помощью специальных планшетов, и квалифицированная электронная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре).
  • 2) Выбрать компьютер для установки серверной части системы ведения журналов в электронном виде «КИТ-Журнал».
  • 3) Назначить лицо, ответственное за ведение журналов в электронном виде, и контроль времени на сервере.
  • 4) Установить требуемое количество клиентов системы, назначить ответственных за конкретные журналы, распределить роли пользователей (чтение/запись).
  • 5) Забыть о бумажных журналах!

Ведение журналов в электронном виде не только сэкономит бумагу и время, но и позволит максимально упростить и автоматизировать эту не совсем приятную, но необходимую процедуру. Также Вы всегда сможете просмотреть со своего компьютера все журналы в филиалах на полноту и правильность заполнения.

Остались вопросы? Пишите на info@kit-ural.ru (в теме письма укажите «КИТ-Журнал»), и мы с радостью Вам ответим!

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *