Какие Отчетные Документы Необходимо Представить в Бухгалтерию После Прохождения Медосмотра?

Какие Отчетные Документы Необходимо Представить в Бухгалтерию После Прохождения Медосмотра?

Обеспечивать безопасность жизни и здоровья своих работников — это обязанность работодателя по Трудовому кодексу. Рассказываем, что про это нужно знать и как проводятся медосмотры.

Какие бывают медосмотры

Обследования подразделяются на несколько видов:

  • Предварительные — перед приемом на работу, в зависимости от того, какой установлен порядок проведения медицинских осмотров молодых работников в организации.
  • Периодические — их прохождение обязательно в процессе работы.
  • Внеплановые — при медицинских рекомендациях для обследования на профзаболевания или по просьбе работника.
  • Психиатрические — по инициативе работодателя или работника.
  • Другие: профилактические, ежедневные (для работников пищевого производства, водителей, машинистов железнодорожного транспорта, экипажей воздушных судов и т. д.).

Давать направления на все предусмотренные виды медосмотров обязательно водителям, работникам Крайнего Севера, несовершеннолетним, вахтовикам.

Кроме того, прохождение медицинского контроля обязательно для:

  • сотрудников, работающих на работах с опасными и вредными условиями труда (статья 213 ТК РФ);
  • педагогов (статья 213 ТК РФ);
  • водителей автотранспортных средств общественного транспорта (статья 328 ТК РФ);
  • работников общественного питания и торговли (статья 213 ТК РФ); спортсменов (статья 348.3 ТК РФ);
  • всего медицинского персонала (статья 213 ТК РФ);
  • работников, участвующих в подземных работах (статья 330.3 ТК РФ);
  • сотрудников организаций, связанных с производством, транспортировкой продуктов питания (статья 213 ТК РФ);
  • сотрудников водопроводных сооружений (имеющих допуск к питьевой воде и осуществляющих коммунальное и бытовое обслуживание населения (статья 213 ТК РФ, приказ Роспотребнадзора № 402 от 20.05.2005).

В Приказ Минздравсоцразвития № 302н от 12.04.2011, которым установлен порядок проведения медосмотров в 2020 году, внесены некоторые поправки. Так, с 24.05.2020 прохождение обязательного медосмотра тех, кто половину рабочего времени проводит за компьютерами, отменено.

Регулярные обследования понадобятся только тем сотрудникам, на чьем рабочем месте превышен предельно допустимый уровень электромагнитного поля широкополосного спектра частот (5 Гц — 2 кГц, 2 кГц — 400 кГц). Об этом сказано в совместном приказе Минтруда № 187н и Минздрава № 268н от 03.04.

2020.

Последовательность организации медосмотров

Шаг 1. Определяем контингент

Приказом № 302н предусмотрена последовательность медицинского обследования работников, которые заняты:

  • во вредных и опасных условиях труда: химическое производство, ионизирующее излучение и т. д. Полный перечень факторов указан в приложении № 1;
  • работами на высоте, под водой, под землей и т. д. Полный перечень указан в приложении № 2.

Чтобы каждый раз не искать в приложениях к приказу наличие или отсутствие оснований для направления персонала на предварительный или периодический осмотр, надо разработать и утвердить список должностей и профессий, при трудоустройстве на которые для сотрудников обязательно прохождение осмотра в медучреждении.

Этот список именуют «Контингентом работников» и разрабатывают на основе штатного расписания организации.

Так как форма контингента законодательно не утверждена, допускается сделать его в форме обычного списка. Затем он утверждается руководством организации, которое обязано в десятидневный срок составить сопроводительное письмо в Роспотребнадзор по медосмотрам, прикрепить к нему утвержденный контингент и направить в контролирующий орган по фактическому месторасположению работодателя.

Какие Отчетные Документы Необходимо Представить в Бухгалтерию После Прохождения Медосмотра?

«Контингент работников» является обязательным документом и содержит:

  • Список должностей и профессий, при трудоустройстве на которые проводятся обязательные и периодические медосмотры в соответствии с действующим законодательством (приложение № 2).
  • Вредные и опасные производственные факторы (приложение № 1). Необходимое пояснение: все вредные и опасные производственные факторы выявляются по итогам специальной оценки условий труда.

Шаг 2. Заключаем договор с медицинской организацией

Законом предусмотрено заключение контракта с медорганизацией на выбор работодателя. Главное — у такого медицинского учреждения имеется соответствующая лицензия. Если нет лицензии, нет и медосмотров.

Работодатель не обязан заключать договор с конкретной поликлиникой каждый год. Но если сотрудничество радует и начальство согласно продолжить работать с выбранной ранее поликлиникой, есть возможность сначала направить письмо о заключении контракта на прохождение осмотров или перезаключении его на следующий год, а потом уже подписать новый контракт.

Как и типовой контракт на оказание услуг, образец письма обращения о заключении договора на медосмотр часто размещают на официальных сайтах медучреждений. Обычно это бумага, составленная на официальном бланке в свободной форме, примерно такого содержания:

Какие Отчетные Документы Необходимо Представить в Бухгалтерию После Прохождения Медосмотра?

  • Шаг 3. Направляем персонал на медосмотр
  • После того как договор о медобслуживании заключен, разрешается отправлять людей на обследование.
  • Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров работников по приказу № 302н
  • Предлагаем изучить мануал по медосмотрам, где пошагово расписана процедура направления персонала на обязательный медицинский осмотр в зависимости от ситуации.
  • При приеме на работу
  • Алгоритм следующий:

1.Выдать кандидату на работу направление. Направление подписывает уполномоченное работодателем лицо с указанием своей фамилии, инициалов и должности. Кроме того, выданные направления подлежат учету в специальном журнале.

2. Кандидат расписывается за выданное ему направление и направляется на осмотр. Желательно разъяснить кандидату, какие документы должен предоставить работник при прохождении предварительного медицинского осмотра, — направление и паспорт. Если гражданин поступает на работу, которая требует психиатрического обследования, придется еще справку от психиатра предъявить.

3. По завершении предварительного осмотра работнику выдадут заключение, подписанное председателем медицинской комиссии с указанием его фамилии, инициалов и заверенное печатью медицинской организации.

4. Кандидат приносит заключение в отдел кадров. В нем указано, выявлены или нет противопоказания для этой работы. Если не выявлены, разрешается оформлять прием на работу. Если выявлены — мотивированный отказ.

5. Оформляем соответствующее решение.

Позаботьтесь заранее, чтобы был заключен договор, а если ранее с этим медучреждением вы не работали, направьте гарантийное письмо, чтобы человека приняли без заминок.

При периодических осмотрах

Шаг 1. Составьте поименный список сотрудников, которым необходимо пройти периодический медицинский осмотр. Список составляется на основании контингента и включает в себя:

  • фамилию, имя и отчество работника, его профессию или должность;
  • наименование вредного или опасного производственного фактора;
  • наименование структурного подразделения.

Шаг 2. Сформированный и утвержденный список направьте в медицинское учреждение минимум за два месяца до предполагаемой даты проведения медобследования. Медицинская организация составит план проведения осмотра и пришлет копию работодателю.

Шаг 3. Минимум за 10 дней до проведения осмотра издайте распоряжение и ознакомьте сотрудников с планом проведения осмотра под подпись. Рекомендуем ознакомиться с дополнительными материалами по этой теме, чтобы правильно составить приказ о прохождении медосмотров машинистами подъемника или иными рабочими, для которых периодический медицинский контроль обязателен.

Шаг 4. Вручите каждому направление.

Какие Отчетные Документы Необходимо Представить в Бухгалтерию После Прохождения Медосмотра?

Шаг 5. В организациях рекомендуется для устранения проблем прохождения медкомиссии создать журнал, в котором работники смогут расписываться о выданных направлениях. Напомните сотрудникам, что для осмотров по плану им необходимо иметь при себе не только направление, но и паспорт.

Шаг 6. По факту прохождения осмотра составляется заключение, в котором указывается наличие или отсутствие противопоказаний для дальнейшей работы. Заключительный акт составляется на специальном бланке.

Что делать после осмотра

Если в заключении указано, что выявлены противопоказания, придется отстранить работника от выполнения трудовых обязанностей на время, указанное в заключении, или перевести его на другую работу (как написано в заключении). Если противопоказаний не выявлено — продолжает работать.

В законодательстве прописано, в какой документ вносятся данные о прохождении медицинских осмотров работников ЛОУ (летних оздоровительных учреждений), — в личные медицинские книжки.

Их кандидаты предъявляют при трудоустройстве, а работодатели направляют их на медосмотр в соответствии с пунктом 19 перечня (приложение № 2), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12.

04.2011 № 302н.

Расходы на прохождение работниками медосмотра

За все это удовольствие платит работодатель в соответствии со статьей 212 ТК РФ.

А если кандидат на работу пройдет обследование, но на службу не выйдет или пойдет работать к другому работодателю, а деньги за него уже заплатили?

На этот случай допускается поступить следующим образом. Кандидат на трудоустройство оплачивает все расходы, связанные с прохождением предварительного медосмотра и оформлением личной медицинской книжки за собственный счет, а когда принимается на работу, организация компенсирует эти расходы.

Последствия непрохождения медицинского осмотра

В соответствии со статьей 76 ТК РФ работодатель обязан отстранить не прошедшего обязательный медосмотр сотрудника на весь период, пока работник не пройдет необходимое обследование. На период отстранения заработная плата не начисляется, за исключением случая, если обязательный осмотр не проведен не по вине сотрудника.

Кто и как должен оформить заключительный акт по результатам медосмотра

Действующее законодательство обязывает работодателей периодически проверять состояние здоровья некоторых категорий сотрудников. Эта процедура должна быть правильно оформлена на всех ее этапах — начиная от направления в клинику и заканчивая записью в медицинской книжке работника. О том, как правильно составить итоговый акт и на что следует обратить внимание, вы узнаете из статьи.

Обязанность работодателей организовывать периодические профосмотры установлена в ТК РФ (статьи 212 и 213), а подробный порядок его проведения регламентирован Приказом Минздравсоцразвития № 302н от 12.04.2011. Так, согласно Приказу, регулярно проверять свое здоровье должны следующие категории работников:

  • те, кто занят на опасном и вредном производстве;
  • те, кто занимается верхолазными и высотными работами;
  • сотрудники общепита;
  • персонал детских, образовательных и медицинских учреждений;
  • те, кто трудится в санитарно-гигиенических и косметологических организациях (включая сауны, бани и прачечные);
  • работники фармацевтических компаний;
  • клининговые служащие;
  • занятые в сфере водоснабжения;
  • сотрудники животноводческих ферм и птицефабрик;
  • молодые специалисты, не достигшие возраста 21 года.

Стоит отметить, что регулярно проверять свое здоровье могут представители любой профессии, если соответствующее соглашение достигнуто между руководством компании и всем персоналом.

Порядок проведения

Обязанность по организации и оплате профосмотра возложена на работодателя. Весь процесс можно условно разделить на несколько этапов.

  1. Составление списка сотрудников, которые должны пройти обследование. При этом работодатель должен ориентироваться на так называемый контингент лиц, подлежащих регулярной диспансеризации, с указанием вредных и опасных производственных факторов, а также вида работ. Список необходимо представить в Роспотребнадзор в течение 10 дней после его составления и утверждения (п. 19–21 Приказа).
  2. Заключение договора с медучреждением и согласование сроков прохождения обследования.
  3. Издание приказа о проведении периодического медосмотра. Нужно ознакомить с ним весь персонал минимум за 10 дней до начала профосмотра.
  4. Выдача направлений на медосмотр.
  5. Получение сотрудниками заключений с результатами.
  6. Подведение итогов профосмотра медицинским центром совместно с представителями работодателя и санитарно-эпидемиологической службы.
  7. Проставление отметки о прохождении обследования в личной медкнижке каждого сотрудника.
Читайте также:  Проверки Ростехнадзора: бизнес за ликвидацию разночтений в периодичности

Остановимся подробнее на этапе составления заключения.

Заключительный акт периодического медицинского осмотра

По итогам обследования медучреждение обобщает его результаты и совместно с территориальным органом Роспотребнадзора и представителями работодателя составляет заключение. Совместная работа инициируется именно медицинской организацией и проводится на этапе, предшествующем утверждению акта.

  • Итак, после завершения профосмотра медучреждение предварительно обобщает имеющиеся результаты, вносит их в заключение и вместе с отчетом о выполнении рекомендаций предыдущего профосмотра, календарным планом и списками работников отправляет в адрес территориального органа Роспотребнадзора для рассмотрения.
  • Надзорное ведомство анализирует все предоставленные сведения, при необходимости формирует рекомендации работодателю по реализации комплекса оздоровительных мероприятий на предприятии и рассматривает отчет об исполнении предыдущих рекомендаций.
  • При отсутствии замечаний заключительный акт оформляется медицинским центром и подписывается участвующими сторонами в срок не позднее 30 календарных дней с даты окончания профосмотра. Документ утверждается председателем врачебной комиссии, заверяется печатью, распечатывается в четырех экземплярах и направляется в течение 5 календарных дней:
  • работодателю;
  • территориальному органу Роспотребнадзора;
  • местному центру профпаталогии.

Оставшийся экземпляр хранится в медцентре на протяжении 50 лет.

В случае, если работники не прошли обследование по своей вине либо если было выявлено их несоответствие установленным нормам, то это должно быть зафиксировано в заключении (обычно в разделе «Рекомендации работодателю»). При этом допуск таких сотрудников к выполнению трудовых обязанностей возможен только после прохождения ими профосмотра или повторного обследования соответственно.

Унифицированная форма заключительного акта по результатам периодического осмотра действующим законодательством не установлена.

Однако предполагается дополнение Приказа № 302н приложениями с 4 по 11, и одно из них — акт периодического медицинского осмотра (Приложение 9).

Несмотря на то что эти бланки еще не утверждены Минюстом, их можно найти в открытом доступе правовых баз и использовать в работе (или скачать внизу статьи).

Какие Отчетные Документы Необходимо Представить в Бухгалтерию После Прохождения Медосмотра?

В предложенном варианте документа содержатся, в том числе, следующие сведения:

  • наименование и реквизиты медицинской организации;
  • дата составления акта;
  • наименование и реквизиты работодателя;
  • общая численность персонала;
  • численность работников, занятых на тяжелых, вредных и опасных работах;
  • численность тех, кто обязан регулярно проходить медосвидетельствование;
  • список лиц, прошедших профосмотр, и тех, кто уклонился от него или не завершил;
  • перечень работников, имеющих противопоказания к работе и нуждающихся в проведении дополнительного обследования;
  • перечень людей с профзаболеваниями;
  • результаты выполнения рекомендаций предыдущего заключения;
  • рекомендации работодателю по реализации комплекса оздоровительных мероприятий, включая профилактические.

Ответственность

Поскольку охрана здоровья — одно из приоритетных направлений государственной политики, то уклонение от обязательной диспансеризации влечет за собой санкции как для работодателя, так и для сотрудников. Так, часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ устанавливает штраф за допуск к труду лиц, не прошедших медосмотр:

  • для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц — от 15 000 до 25 000 руб.;
  • для организаций — от 110 000 до 130 000 руб.

В случае повторного совершения подобного правонарушения часть 5 этой же статьи устанавливает повышенные штрафы:

  • ИП и должностные лица заплатят от 30 000 до 40 000 руб.;
  • организации — от 100 000 до 200 000 тыс. руб.

Кроме того, во втором случае в качестве альтернативы штрафу закон предусматривает и другие виды воздействия:

  • для предпринимателей и организаций — приостановка функционирования на срок до 90 суток;
  • для должностных лиц — дисквалификация от 1 года до 3 лет.

В случае если сотрудник уклоняется от диспансеризации, то это может быть квалифицировано как уклонение от выполнения трудовых обязанностей, за что на него может быть возложено дисциплинарное взыскание в соответствии со статьей 193 ТК РФ. Если же он совершит подобный проступок повторно, то это может послужить причиной увольнения, что подтверждается как содержанием статьи 81 ТК РФ, так и судебной практикой.

Бланк заключительного акта

Для кого обязательны медосмотры, как их учитывать и возмещать

В общем случае при трудоустройстве работодатель не вправе требовать от нового сотрудника больше документов, чем прописано в Трудовом кодексе (ст. 65). Исключение – случаи, когда для оформления необходимы особые документы: об отсутствии дисквалификации, диплом об образовании, свидетельство или удостоверение о квалификации, справка о состоянии здоровья.

В частности, при трудоустройстве обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние соискатели. ТК предусматривает аналогичные условия для работников общепита, связанных с движением транспорта, занятых на вредных работах.

Кодекс говорит, что требования к предварительной или периодической медицинской комиссии могут быть указаны и в других нормативных актах. Например, для педагогических сотрудников они предусмотрены Законом об образовании №273 ФЗ (пп. 9 п.

1 ст. 48).

Потребность в медосмотре

Нужно отметить, что не только профессия и должность определяют необходимость проверки состояния здоровья, но и другие факторы:

  1. Тяжесть работы (физические нагрузки, статичность позы).
  2. Наличие вредных и (или) опасных производственных факторов:
    • биологических (аллергены, пыль, токсины, яды);
    • химических (пестициды, кислоты, газы);
    • физических (излучение, электромагнитное поле, вибрация).
  3. Сложные условия (высота, тяжелые климатические условия, особо ответственная работа: спасатели, пожарные, крановщики, когда наличие проблем со здоровьем пагубно может отразиться на жизни и здоровье других людей).

Важно! Более подробная информация в Перечне, утвержденном Приказом №302н от 12.04.2011 г. (далее Перечень).

Специальная оценка условий труда (СОУТ) выявляет вредные факторы и определяет, каким работникам придется регулярно проходить медицинские осмотры.

Если ваша организация недавно зарегистрирована и рабочие места только созданы, то у вас есть год на то, чтобы провести СОУТ. Однако ждать так долго не стоит, ведь обязанности работодателя и право на льготы возникают по закону при трудоустройстве или выполнении соответствующих работ, а не после получения данных спецоценки.

Как обычная работа может стать вредной

Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.

Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2019 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.

Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.

Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.

На собеседование со справкой

Порядок действий, если к вам пришел устраиваться кандидат, которому необходимо пройти предварительный медицинский осмотр:

  1. Уточнить предполагаемую должность соискателя.
  2. Проверить внутренние документы и списки рабочих мест с обязательными медосмотрами, если они отсутствуют, придется проверить Перечень.
  3. Обратите внимание! Неспециалисту трудно определить наличие вредных или опасных факторов. Бухгалтеру или кадровику следует обратиться к ответственному за охрану труда и технику безопасности (в небольшой организации им может быть руководитель, прошедший соответствующее обучение) за разъяснениями и распоряжением, требовать от сотрудника справку или нет.

  4. Выдать направление на прохождение медосмотра. В нем указывается точное наименование должности, с группой, категорией, разрядом. Также потребуется ссылка на пункт Перечня – необходимо уточнить, какие именно факторы присутствуют в работе. От этого зависит состав врачебной комиссии.
  5. Кандидат проходит комиссию, причем если у компании нет заключенного договора с конкретным медицинским учреждением, то работник сам выбирает место и предоставляет результат потенциальному работодателю.
Читайте также:  Готовим декларацию о составе сточных вод вместе с экологом

Если обследование прошло успешно и нет противопоказаний, то можно оформлять сотрудника. Больше подробностей в статье по ссылке.

Расходы при приеме на работу

Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:

Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)

В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.

Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат.

В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами.

Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги.

Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.

Обратите внимание! С 1 июля 2019 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.

Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.

Плановые медосмотры и их учет

Если в компании пройдена СОУТ и есть списки тех должностей и рабочих мест, где работники обязаны проходить регулярные медосмотры, то можно составить график их проведения и согласовать его с медицинской организацией, выбранной для заключения договора. Периодичность зависит от отнесения работы или факторов к тому или иному пункту Перечня.

При постоянном договоре придется соблюдать определенный порядок:

  • предоставление графика осмотров;
  • предварительное предупреждение об изменениях;
  • повышенная оплата за внеплановый осмотр.

В бухгалтерском и налоговом учете плановые осмотры учитываются точно так же, как и при трудоустройстве. Расчеты только чаще происходят в безналичном порядке, а организации передаются подтверждающие документы с расшифровками, кто, у каких специалистов, с каким результатом, на какую сумму проходил осмотр.

Это позволит правильно разнести по счетам затраты, что особенно важно, когда идет речь о нескольких системах налогообложения. Например, часть работников занимается розничной торговлей, переведенной на ЕНВД, а часть – оказанием услуг на ОСНО или УСН. Затраты придется разделить соответственно.

Обратите внимание! Принять для расчета налогооблагаемой базы можно только расходы на обязательные медицинские осмотры. Если работодатель направляет сотрудников на медкомиссии по собственному желанию, то учесть оплаты по ним в НУ нельзя.

Налоговые органы будут настаивать на обложении проведенных необязательных медосмотров таких сумм НДФЛ и взносами, т.к. считают их выгодой сотрудника. Ведь подобная компенсация не перечислена в необлагаемых в статье 422 НК РФ. Суды не согласны с этой позицией и выступают на стороне работников.

Путевые листы

Самая большая проблема для любой организации, владеющей или арендующей автотранспорт, — это путевые листы. Их заполнение вызывает недовольство и дискомфорт у водителей и раздражает как руководителей, так и бухгалтеров, вынужденных возиться с большим объемом данных.

Однако это главный документ для подтверждения (напрямую или косвенно) таких расходов, как:

  • ГСМ (топливо, масла);
  • сопутствующие товары (антифриз, омывающая жидкость);
  • проезда к месту командировки, вахты, обычной работы, совершения рейса, транспортировки и т.п.;
  • ремонт и покупка автозапчастей;
  • обслуживание транспорта – мойка, диагностика, шиномонтаж;
  • заработная плата водителей;

Кроме того, учет, ведущийся на основе путевок, помогает выявить водителей, которые используют имущество организации не по назначению:

  • ездят по личным делам (количество километров по одометру);
  • сливают бензин (расхождения в данных заливки, заправки и остатках топлива);
  • прикладывают «левые» чеки (несоответствие между объемом бака, расходованным топливом и представленными документами).

Короче говоря, служат путевые листы благим целям, только их ведение обременительно. Не в последнюю очередь из-за необходимости делать отметки о прохождении медосмотра.

Важно! Обязательность отметки о медицинском осмотре указана в п. 7 ст. II Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008. Это часть сведений о водителе.

Особенно строго с этим на пассажирском транспорте, ведь ответственность здесь намного выше. Если в компании нет штатного медика, то опять же придется заключать договор и постоянно пользоваться услугами медицинского учреждения. Обычно осмотры проходят быстро: врач проверяет общее самочувствие, уровень давления, частоту пульса, температуру.

Почему я подробно остановилась на предназначении путевых листов? Как вы поняли, они необходимы для подтверждения ряда расходов организации. Даже если просто выплачивается компенсация за использование личного транспорта работника и никакие затраты отдельно не возмещаются, само использование в рабочих целях автомобиля нужно подтвердить.

Так как частью обязательных реквизитов путевки является отметка о медосмотре, то ее отсутствие может привлечь внимание налоговиков. Они поставят под сомнение действительность такого документа и могут попытаться снять соответствующие расходы по нему в НУ.

Суды, правда, и здесь лояльно относятся к налогоплательщикам и восстанавливают право принять затраты к учету.

ФСС: как отчитаться и получить возмещение

Специальная оценка отражается не только в декларации, подаваемой в Роструд, но еще и в отчете 4-ФСС (таблица 5), начиная с первого квартала 2019 года.

В отдельной строке в той же таблице показываются медосмотры. До нового года эти данные неизменны, т.к. значения ставятся на начало года.

При направлении расчета за 1 квартал 2020 не забудьте проверить, произошли ли изменения, и заполнить таблицу.

Чтобы возместить свои затраты по обязательным медосмотрам, работодатель обращается в ФСС за соответствующим финансированием (Правила утверждены Приказом Минтруда №580н от 10.12.2012 г.).

Важно! Заявление подается в текущем году до 1 августа (т.е. по 31 июля включительно). В 2019 срок уже вышел, теперь воспользоваться льготой можно только в 2020 году и чем раньше, тем лучше, ведь Фонд может отказать в предоставлении финансирования, если исчерпаны средства бюджета.

  • Расчет суммы, которую возместит (выделит) ФСС, делается на основе данных предыдущего календарного года по формуле:
  • (Начисленные взносы на травматизм — расходы на оплату «несчастных» больничных и отпусков на период лечения и проезда к месту лечения сверх ежегодного обычного отпуска) х 20%
  • Страхователь, заботящийся о предпенсионерах, направляет дополнительные средства на их санаторно-курортное лечение, может рассчитывать на 30%.

Для предприятий, не обращавшихся за финансирование в два предыдущих года, штат которых не превышает сто человек, установлены более выгодные условия. Они могут произвести расчет не из одного предшествующего года, а сразу из трех предыдущих лет. При этом размер помощи все же не должен быть выше, чем сумма взносов текущего года.

Для возмещения потребуются (список актуален для финансирования по медосмотрам): заявление, план предупредительных мер и их финансирования в текущем году (оригиналы), списки мероприятий по улучшению условий и охране труда (по результатам СОУТ) и список сотрудников, подлежащих прохождению медицинских осмотров в текущем году в виде копий, договор с лицензированной медицинской организацией и ее лицензия (копии).

Читайте также:  Что делать если юристы пугают Роспотребнадзор?

Обратите внимание! В некоторых отделениях попросят отдельные документы продублировать в электронном виде на электронную почту или через неформализованную переписку по ТКС.

Когда ФСС даст добро, страхователю придется ежеквартально дополнительно к расчету 4-ФСС представлять отчет об использовании сумм взносов. Дополнительно понадобятся копии актов врачебных комиссий и сведения из них, а также копии платежных и иных документов, подтверждающих оплату медосмотров и фактическое получение услуг (счета, платежные поручения, кассовые чеки, акты).

Пока взаимодействие с ФСС по телекоммуникационным каналам связи, исключая подачу отчетности, не налажено, поэтому большинство документов придется нести лично (если отправляете представителя или ответственное лицо – не руководителя, то не забудьте передать с ним доверенность). Также можно воспользоваться сайтом Госуслуг.

Не прошел медосмотр или отказался – увольнение?

Согласно статье 76 ТК РФ, если работник получил медицинское заключение с противопоказаниями для его текущей деятельности, его для начала нужно отстранить от работы (издать соответствующий приказ).

Затем проверяем, нельзя ли перевести сотрудника на иную работу, подходящую по состоянию здоровья. Если вакансий нет или сам работник отказался от перевода, то тогда смотрим на срок отстранения и последствия. Они зависят от срока, указанного в медицинском заключении и должности работника.

  • Для рядового сотрудника при сроке до 4-х месяцев – сохраняется его место, время отстранения не оплачивается, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором.
  • Для обычного сотрудника при сроке более 4-х месяцев – следует увольнение в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 кодекса.
  • К руководящему персоналу – руководителям организации и обособленных подразделений, их заместителям и главным бухгалтерам – применяются те же условия, но при этом работодатель вправе не увольнять их, а по совместному соглашению отстранить от работы на оговоренный срок.

При увольнении по медицинским показаниям работники имеют ряд преимуществ:

  1. Не возвращают оплату, полученную ими за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК).
  2. Получают выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК).

Отстранить от работы также нужно работника, отказавшегося проходить медицинский осмотр. Например, нельзя выпустить на линию водителя автобуса, если он не явился на проверку перед рейсом. В этом случае необходимо составить акт об отказе и издать приказ об отстранении, а еще потребовать от сотрудника объяснительную.

Если работодатель рассмотрел причину отказа и счел ее неуважительной, работник имеет действующее дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) и нарушение неоднократное, то можно перейти к следующей стадии – увольнению.

В данном случае основанием послужит пункт 5 статьи 81 ТК РФ. Работодатель должен иметь на руках все доказательства: приказы о взысканиях, объяснительные по предыдущим случаям неисполнения обязанностей, свидетельские показания, акты и т.д.

Обратите внимание! В статье 81 конкретно не указано что является неисполнением трудовых обязанностей, но в пп. «в» п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 №2 отказ от медицинского освидетельствования отнесен к подобным нарушениям.

За работником сохраняется право обратиться в суд, если он сочтет, что увольнение произошло незаконно, а причина отказа была уважительной.

Суд руководствуется представленными сторонами дела доказательствами и показаниями свидетелей.

Обычно работодатели предлагают сотруднику увольнение по собственному желанию – с одной стороны более простая процедура, с другой – неиспорченная нехорошей статьей трудовая книжка.

Учет и оплата прохождение медосмотра в рабочее время сотрудниками

Медосмотры сотрудников – это врачебные предупредительные события, прочерчиваемые в целях выявления патологий, состояния самочувствия сотрудников и мед противопоказаний к работе, а кроме того в целях защиты самочувствия жителей, предотвращения появления и распространения болезней.

Медицинские осмотры сотрудников разделяются в соответствующие разновидности: (нажмите для раскрытия)

  • предварительные – проводят, если человек устроился на работу, чтобы узнать соответствует ли здоровье работника поручаемой работе;
  • периодические – проводят в процессе трудовой деятельности работника  с целью определения соответствия состояния здоровья выполняемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний;
  • внеплановые – проводятся по просьбе работников или в соответствии с медицинскими рекомендациями для выяснения наличия профессиональных заболеваний. 

Давайте разберемся, происходит ли оплата медосмотра, в рабочее время сотрудников.

Расчет заработка во время медосмотра

За время прохождения медосмотра, сохраняется заработок по месту работы. Такие правила расчета установлены в Трудовом кодексе ст.139.

Предприятие не имеет право допускать к работе своих сотрудников, которые не прошли медосмотр, если человек не прошел медосмотр по своей вине, то ему не оплачивается дни.

А если же не по вине человека, а административной компании, то ему оплачивают дни, как простой рабочий день.

Если по вине администрации был простой, нужно оплатить в размере не меньшем, чем 2/3 среднего заработка сотрудника.

Как нужно отображать в табеле день медосмотра

Работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым из его работника в своей организации, в табеле учета рабочего времени.

В табеле не предусмотрено условное обозначение для времени прохождения работниками медицинского осмотра. Работодатель может самостоятельно ввести дополнительные условные обозначения.
В табеле можно написать «МО» – медосмотр.

Например, сотрудник три дня проходил медосмотр, то необходимо записать вот так: МО3(16).

статью ⇒ Документы сотруднику при увольнении.

Какие бывают, случаи

  • Если работник прошел медосмотр и успел еще поработать
  • В таком случае за отработанные часы будут оплачены в обычном порядке, а за время прохождения медосмотра будет сохраняться средний заработок.
  • Как рассчитать зарплату за месяц, рассмотрим пример:

Работнику был установлен оклад, и учет рабочего времени Е.Л Шорин работает оператором по графику пятидневки. Ему установлен рабочий день с 9.00 до 18.00, обед — с 14.00 до 15.00. Оклад работника — 45.000 руб.Е.

Л Шорин проводит за компьютером весь свой рабочий день. Поэтому должен проходить периодический медицинский осмотр. 20 июля 2016 года сотрудника направили на обязательный периодический медосмотр с 9.00 до 13.00. С 14.00 Е.Л. Шорин  приступила к работе. Остальные дни в июле сотрудник отработал.

В расчетном периоде (с 1 июля 2016 года по 30 июля 2017 года) Е.Л. Шорин  отработала 224 рабочих дня. Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 452 000 руб.

Как рассчитать сумму выплат работнице за июль 2017 года? (нажмите для раскрытия)

Ответ: Сумма выплат Е.Л. Шорина  за июль 2017 года будет складываться из двух величин:

  • зарплаты за отработанные часы;
  • средний заработок за часы, проведенные на медосмотре. 

Запись в табеле:

В табеле отработанные дни обозначим кодом «Л» и указываем количество отработанных часов. Время, проведенное на медосмотре, можно обозначаем кодом «МО» и указываем количество часов.

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
л в в л(мо) л л л л в в л л л л л
8 4/4 8 8 8 8 8 8 8 8 8

Зарплата за отработанное время.

В июле 2017 года по производственному календарю 184 рабочих часа. Е.Л  Шорин отработал на четыре часа меньше, так как был на медосмотре. За фактически отработанное в июле время работнику начислено по окладу 44 022 руб. (45 000 руб. : 184 ч × 180 ч).

Средний заработок за часы медосмотра

Работнику установлен поденный учет рабочего времени. Поэтому при расчете среднего заработка используется средний дневной заработок. Об этом говорится в пункте. Средний дневной заработок Е.Л Шорина составляет 2017,86 руб. (452 000 руб. : 224 рабочего дня).

Для того чтобы определить сумму для начисления средней зарплаты  за часы медосмотра, нужно их перевести в дни. Работник провел на медицинском осмотре четыре часа. Это составляет 0,5 рабочего дня (4 часа : 8 часов). Средний заработок за время медосмотра равен 1008,93 руб. (2017,86 руб. × 0,5 дня).

Общая сумма выплат за июль 2017 года Е.Л. Шорину нужно начислить 45 030,93 руб. (44 022 руб. + 1008,93 руб.).

статью⇒ Компенсация сотруднику за использование личного имущества: страховые взносы.

Медосмотр офисных работников

Право обязует работодателя обращать в необходимый подготовительный при поступлении на работу и периодичный медосмотр единственный раз в 2 года работников, которые наиболее 50% трудового периода функционируют за пк.

Пролетарный период, в протяжение какой сотрудник обязан выполнять рабочие. Их показывают в рабочем соглашении,  в рабочем договоре,  производят ссылку в официальную руководство. Равно как поступают на практике.

 В рабочем соглашении (служебные указания) показывают разновидности работы работника, никак не сопряженные с трудом на пк, к примеру, осуществление демонстраций, содействие в совещаниях, собеседования.

 При этом существует в виду, то что подобного рода деятельность захватывают наиболее пятидесяти процентов трудового периода офисного работника, а деятельность за пк — меньше пятидесяти процентов. Предпочтительно соблюдать экономию на штрафах.

 В случае проверки трудовой инспекцией, контролирующий,не обойдется чтением рабочего соглашения либо служебного указания, а проложит настоящие обследования трудовой зоны.

 В случае если в трудовом участке стоит пк, исходные и рабочие использованные материалы находятся в его памяти, либо на внешних носителях, там ведь создаются итоги работы менеджера (таблицы, демонстрации, текстовые использованные материалы и т. п.), для инспектора станет несомненно, что вредные факторы влияют на сотрудника весь день. Штраф за отклонение от проведения медосмотра гарантирован.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *